在進(jìn)出口貿(mào)易業(yè)務(wù)中，交易雙方通過(guò)口頭或書(shū)面磋商達(dá)成協(xié)議后，通常還必須簽訂一份具有一定格式的書(shū)面合同。因?yàn)?，簽訂?shū)面合同具有以下三方面的意義和作用：
1、作為合同成立的證據(jù)。根據(jù)法律要求，合同是否成立，必須要有證明。通過(guò)口頭磋商達(dá)成的交易，舉證一般難以做到。一旦雙方發(fā)生爭(zhēng)議，需要提交仲裁或采用訴訟時(shí)，如果沒(méi)有充足的證據(jù)，則很難得到法律保護(hù)。
2、有時(shí)可作為合同生效的條件。交易雙方在發(fā)盤(pán)或接受時(shí)，如聲明以簽訂一定格式的書(shū)面合同為準(zhǔn)，則在正式簽訂書(shū)面合同時(shí)合同方為成立。
3、作為合同履行的依據(jù)。國(guó)際貨物買(mǎi)賣(mài)合同履行涉及的面廣、經(jīng)過(guò)的環(huán)節(jié)多?？陬^磋商內(nèi)容如不以書(shū)面形式訂立，很難得到履行。即使通過(guò)函電方式達(dá)成交易，也有必要將分散在往來(lái)函電中的交易條件集中訂入一定格式的書(shū)面合同，以進(jìn)一步明確雙方權(quán)利義務(wù)，有利于合同的履行。
在進(jìn)出口貿(mào)易中，有關(guān)貨物買(mǎi)賣(mài)書(shū)面合同的名稱(chēng)和形式，均無(wú)特定的限制，有合同（contract）、確認(rèn)書(shū)（confirmation）、協(xié)議書(shū)和備忘錄等。
