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名片是商務(wù)人士的必備溝通交流工具，名片像一個人簡單的履歷表，遞送名片的同時，也是在告訴對方自己姓名、職務(wù)、地址、聯(lián)絡(luò)方式。由此可知，名片是每個人最重要的書面介紹材料。在我們從業(yè)之初，設(shè)計及印制名片是首要任務(wù)，于名片空白處或背面寫下個人資料，以幫助相互了解。精美的名片使人印象深刻，也能體現(xiàn)你的個人風(fēng)格，但發(fā)送名片的時機與場合可是一門學(xué)問。
名片的用途十分廣泛，最主要的是用作自我介紹，也可隨贈送鮮花或禮物，以及發(fā)送介紹信、致謝信、邀請信、慰問信等使用，并在名片上面留下簡短附言。使用時最重要的是知道如何建立及展現(xiàn)個人風(fēng)格，使名片更為“個性化”，例如：送東西給別人，在名片后加上親筆寫的：“友誼天長地久”“祝你工作順利，早日升職加薪，職業(yè)生涯順風(fēng)順水”等。
若想適時地發(fā)送名片，使對方接受并收到最好的效果，必須注意下列事項：
1.首先要把自己的名片準備好，整齊地放在名片夾、盒或口袋中，要放在易于掏出的口袋或皮包里。不要把自己的名片和他人的名片或其它雜物混在一起，以免用時手忙腳亂或掏錯名片。
2.出席重大的社交活動，一定要記住帶名片。參加會議時，應(yīng)該在會前或會后交換名片，不要在會中擅自與別人交換名片。
3.處在一群彼此不認識的人當(dāng)中，最好讓別人先發(fā)送名片。名片的發(fā)送可在剛見面或告別時，但如果自己即將發(fā)表意見，則在說話之前發(fā)名片給周圍的人，可幫助他們認識你。
4.不要在一群陌生人中到處傳發(fā)自己的名片，這會讓人誤以為你想推銷什么物品，反而不受重視。在商業(yè)社交活動中尤其要有選擇地提供名片，才不致使人以為你在替公司搞宣傳、拉業(yè)務(wù)。
5.對于陌生人或巧遇的人，不要在談話中過早發(fā)送名片。因為這種熱情一方面會打擾別人，另一方面有推銷自己之嫌。
6.除非對方要求，否則不要在年長的主管面前主動出示名片。
7.無論參加私人或商業(yè)餐宴，名片皆不可于用餐時發(fā)送，因為此時只宜從事社交而非商業(yè)性的活動。
8.遞交名片要用雙手或右手，用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ?，遞交時要目光注視對方，微笑致意，可順帶一句“請多多關(guān)照?！?br />
9.接名片時要用雙手，并認真看一遍上面的內(nèi)容。如果接下來與對方談話，不要將名片收起來，應(yīng)該放在桌子上，并保證不被其他東西壓起來，使對方感覺到你對他的重視。
10.破舊名片應(yīng)盡早丟棄，與其發(fā)送一張破損或臟污的名片，不如不送。
11.交換名片時如果名片用完，可用于凈的紙代替，在上面寫下個人資料。
西方人的名片西方人在使用名片時通常寫有幾個法文單詞的首字母，它們分別代表如下不同含義：1. P.P.（pour presentation）：意即介紹，通常用來把一個朋友介紹給另一個朋友。當(dāng)你收到一個朋友送來左下角寫有“P.P.”字樣的名片和一個陌生人的名片時，便是為你介紹了一個新朋友，應(yīng)立即給新朋友送張名片或打個電話。2. P.f.（pour felicitation）：意即敬賀，用于節(jié)日或其它固定紀念日。3. P.c.（pour condoleance）：意即謹唁，在重要人物逝世時，表示慰問。4. P.r.（pour remerciement）:意即謹謝，在收到禮物、祝賀信或受到款待后表示感謝。它是對收到“P．f．”或“p．c.”名片的回復(fù)。5. P.P.c.（pour prendre conge）：意即辭行，在分手時用。6. P.f.n.a.（pour feliciter lenouvel an)：意即恭賀新禧。7. N.b.（nota bene）：意即請注意，提醒對方注意名片上的附言。
按照西方社交禮儀，遞送名片應(yīng)注意到,一個男子去訪問一個家庭時，若想送名片，應(yīng)分別給男、女主人各一張，再給這個家庭中超過18歲的婦女一張，但決不在同一個地方留下三張以上名片；一個女子去別人家作客，若想送名片，應(yīng)給這個家庭中超過18歲的婦女每人一張，但不應(yīng)給男子名片；如果拜訪人事先未約會，也不想受到會見，只想表示一下敬意，可以把名片遞給任何來開門的人，請他轉(zhuǎn)交主人。若主人親自開門并邀請進去，也只應(yīng)稍坐片刻。名片應(yīng)放在桌上，不可直接遞到女主人手里。名片的管理名片這樣有用，但是你是否對收到的名片進行了有效的管理？你是不是有過這種情況：參加一次人際活動之后，名片收到了一大把，你往家里或辦公室里隨手一放，可是有一天，你急于尋找一位曾經(jīng)結(jié)識的朋友幫忙，卻東找西翻，就是找不到他留給你的名片和聯(lián)系方法。
因此，對名片的管理十分必要。
首先，當(dāng)你和他人在不同場合交換名片時，務(wù)必詳盡記錄與對方會面的人、事、時、地、物。交際活動結(jié)束后，應(yīng)回憶復(fù)習(xí)一下剛剛認識的重要人物，記住他的姓名、企業(yè)、職務(wù)、行業(yè)等。第二天或過個兩三天，主動打個電話或發(fā)個電郵，向?qū)Ψ奖硎窘Y(jié)識的高興，或者適當(dāng)?shù)刭澝缹Ψ降哪硞€方面，或者回憶你們愉快的聚會細節(jié)，讓對方加深對你的印象和了解。其次，對名片進行分類管理。你可以按地域分類，比如：按省份、城市；也可以按行業(yè)分類；還可以按人脈資源的性質(zhì)分類，比如：同學(xué)、客戶、專家等。
第三，養(yǎng)成經(jīng)常翻看名片的習(xí)慣，工作的間隙，翻一下你的名片檔案，給對方打一個問候的電話，發(fā)一個祝福的短信等，讓對方感覺到你的存在和對他的關(guān)心與尊重。
第四，定期對名片進行清理。將你手邊所有的名片與相關(guān)資源數(shù)據(jù)作一全面性整理，依照關(guān)聯(lián)性重要性、長期互動與使用機率、數(shù)據(jù)的完整性的因素，將它們分成三堆，第一堆是一定要長期保留的，第二堆是不太確定，可以暫時保留的，第三堆是確定不要的。
當(dāng)確定不要時銷毀處理。友情提示：職場交往中，不要小看了小小的名片，它可是你人脈管理中重要的資源。友誼之花，須經(jīng)年累月培養(yǎng)，使用好自己的名片，讓你的名片受到重視；管理好朋友的名片，讓你的人脈得到擴展，從而使你的事業(yè)亨通。
