2003年12月，我應聘到一家新加坡的獨資企業(yè)做采購經(jīng)理，直接領導為常務副總經(jīng)理周總。該公司是一個以壓鑄和精密加工為主的制造型工廠，采購的物料主要是再生鋁合金和擠壓銅棒，品種不到30種，采購金額占采購物資總額的80%；剩下的將近9000種采購物料包括各種合金和添加劑、磨料、刀具、各種設備和維修備件、勞保用品、包裝材料、工裝夾具的制作材料等。公司里使用的管理系統(tǒng)是K3,但是只使用了成本、庫存和采購三個模塊。
六大問題導致系統(tǒng)失控
整個采購部一共5個人--一個資歷比較老的采購主管、一個文員、兩個采購員。
我發(fā)現(xiàn)整個采購模塊運行的比較奇怪：
?、俑鞑块T申報的輔助材料是各部門到倉庫自查庫存，然后直接報采購部，手工填寫的時候，名稱不統(tǒng)一，有的明明是一個產品，卻有兩個編碼，比如同樣是5mm的A3鋼板，卻有5*1700*5010和5*1800*5000兩個編碼，還有的是兩種產品，卻使用一個同一個編碼。
?、诓少徲唵胃鶕?jù)手工申請單直接輸入，有時候沒被批準就造成采購訂單跳號，不方便統(tǒng)計。而且由于一張手工采購申請上有多個物料，每個物料詢價處理的時間又不一定一樣，時間一長經(jīng)常造成遺漏。
?、圬浳锏搅酥蟛艑徍擞唵?，因為臨時采購的物資單價無法確認，所以手工訂單和系統(tǒng)訂單并行。
?、茕X合金和銅棒的價格經(jīng)常發(fā)生變化，幾乎是一批一個價格，由于公司沒有檢驗設備，只能送到金屬研究所檢驗。來回的周期需要兩天，有的時候會發(fā)生先出庫后入庫的現(xiàn)象。因為公司材料核算實行的是移動平均法，所以有的時候會出現(xiàn)材料價格波動過大。buyer.top-sales.com.cn
⑤鋁合金和銅棒的到貨數(shù)量與訂單數(shù)量不符合。因為供應商出貨都是鋁合金按照規(guī)定數(shù)量鐵皮打包，銅棒是定尺整根出貨，誤差是難免的；而財務要求是分毫不差，采購員嫌麻煩，也經(jīng)常等到貨物來了之后才請周總審核訂單。
?、抟驗橛唵蔚牟粶蚀_性，采購和庫存的數(shù)據(jù)是相互獨立的，各做各的。
原材料和輔助材料的采購，在系統(tǒng)內基本處于失控狀態(tài)--采購訂單成了先斬后奏，采購的時候因為材料的不確定性，經(jīng)常會出現(xiàn)物料短缺或者積壓，而且信息的不規(guī)范，也容易造成人為的失誤。采購整頓
我上任之后第三個星期，就開始在采購內部進行整頓，主要采取了以下措施：
?、偃∠烁鞑块T的手工采購申請。各部門指定專人在系統(tǒng)內的采購申請單上申報所需的物料和數(shù)量，新增物料與否由倉庫把關。各部門經(jīng)理審核之后到達采購員，采購員在詢價之后，負責在采購申請單填寫，我負責二級審核，周總負責三級審核。
②對同一張采購申請上遲遲未處理的物料，我拆分成兩張采購申請，保證了詢價完畢的物料的采購時間，同時也保留了未詢價物料的信息。
?、墼诓少徤暾垎蔚玫脚鷾屎?，由我統(tǒng)一下推成聯(lián)號的采購訂單，供方、品種、數(shù)量、不含稅價格等一目了然，周總二次審核后打印，作為采購執(zhí)行的依據(jù)。除了設備訂單，都采用了系統(tǒng)套打的方式，完全取消了手工訂單。
?、芘c供應商溝通，要求所有的供應商送貨的時候，統(tǒng)一填寫規(guī)定格式的無炭復寫紙的送貨通知單，外地送貨的由采購員填寫，必須注明：供方代碼、物料編碼、數(shù)量和采購訂單號碼。
?、輦}庫里所有的入庫必須以采購訂單下推的入庫單為依據(jù)，核對送貨通知單，沒有或者不符合采購訂單絕對不允許入庫。入庫的估入和購入價格必須和訂單不含稅價格一致。開始的時候還允許價格誤差5%，運行一個月后，取消了價格容差。
⑥與原材料供應商溝通，要求送貨的總數(shù)量不允許超過該采購訂單的數(shù)量；與財務溝通，說明了訂單數(shù)量、送檢數(shù)量和入庫數(shù)量不一定一致的關系，得到了財務的認同。我每星期審查訂單，對數(shù)量基本完成的訂單予以手工關閉。我一向不大贊同采購訂單和生產訂單給個數(shù)量容差之后允許自動關閉的做法，經(jīng)理或者計劃員對自己的計劃進行審查，分析未完成訂單是一項很重要的工作。
?、咄ㄖ獋}庫（當時隸屬于成本部）沒有入庫絕對不允須發(fā)料，因為只要原材料早到兩天就可以解決這個先發(fā)后入的問題，所有的一切后果由采購部承擔。
