雖然說開發(fā)信寫作是門藝術(shù)，但我們也可以用科學(xué)的方法來最大限度提高郵件的回復(fù)率。
我把外貿(mào)開發(fā)信寫作相關(guān)的問題分成了以下4個方面：
1、外貿(mào)開發(fā)信的內(nèi)容方面的問題
2、郵件營銷的技術(shù)方面的問題
3、外貿(mào)開發(fā)信的樣式及語言方面的問題
4、其他方面的問題
下面詳細(xì)說說這些的問題。
一、外貿(mào)開發(fā)信內(nèi)容方面的問題
1. 沒有精細(xì)化或個性化 No customizations
對于客戶來說，最糟糕的體驗就是感覺到你的郵件不是專門寫給他/她的，而是寫給所有人的。雖然你可以采用定制型群發(fā)，但一定不要讓收件人感覺你的郵件是垃圾群發(fā)。
這就是我經(jīng)常提到的外貿(mào)開發(fā)信的相關(guān)性或個性化。相關(guān)性可以分成幾個不同的等級：
如果你買的是機械設(shè)備，但收件人是一個國外的玩具店。這種是牛頭不對馬嘴級別的毫無相關(guān)性；
如果你買的是機械設(shè)備，收件人也是在這個行業(yè)中（潛在客戶），但開發(fā)信一看就屬于針對行業(yè)的群發(fā)郵件。Sending the same email to multiple company types（向不同類型的公司發(fā)送相同的開發(fā)信）以及 Emailing a business, not a specific person（發(fā)郵件給企業(yè)，而不是特定的人）其實是有點冒險的。回復(fù)率基本取決于運氣，如果潛在客戶剛好非常需要你的產(chǎn)品，那么你還是有機會的，否則機會將非常渺小。
如果你買的是機械設(shè)備，收件人也是在這個行業(yè)中（潛在客戶），并且你也找到了收件人的姓名和公司的名字，并且在開發(fā)信中的主題行和正文中也提及了這些個性化信息。這種是屬于個性化程度比較高的外貿(mào)開發(fā)信；
最高級的是個性化是仔細(xì)研究和分析某個單一潛在客戶，并且為之量身定制一封外貿(mào)開發(fā)信，從主題行到開場白，再從正文到簽名，都充滿了相關(guān)性。這就是最高級別的相關(guān)性，當(dāng)然要做到這樣非常不容易，但回報也是巨大的。
2. 一個糟糕的主題行
客戶2秒鐘掃一眼郵件主題行就可以判斷會不會打開你的外貿(mào)開發(fā)信，所以主題行是外貿(mào)開發(fā)信打開率的保障。從某個角度來說，一封外貿(mào)開發(fā)信一半的重要性都在主題行。我們將在接下來的章節(jié)進行詳細(xì)介紹。
3. 長篇大論的自嗨
自嗨型外貿(mào)開發(fā)信就是長篇大論的說自己的公司如何如何歷史悠久，產(chǎn)品有多少多少功能。這些自嗨對客人是沒有任何價值的，在外貿(mào)開發(fā)信的正文中，不要說你的產(chǎn)品有什么功能（features），而要說能給客氣話帶來什么好處（benefits）！只有當(dāng)客戶覺得能給自己帶來好處的時候，才能建立產(chǎn)品同自己的關(guān)聯(lián)，才會有動力耐心認(rèn)真閱讀。
還有一點就是郵件中出現(xiàn)很多we, I, our, my這樣的主動語態(tài)詞匯，在英語商務(wù)郵件中，出現(xiàn)太多這樣的單詞不好，可以盡量換成被動語態(tài)。比如：主動語態(tài)表達(dá)：I can provide you a free sample if you want. 被動語態(tài)表達(dá)：A free sample can be provided if you want.
4. 郵件寫得過長
你要明白的是外貿(mào)開發(fā)信的目的什么，你不是去教育賣家，也不是去說服什么，因為那樣你甚至連回復(fù)都可能收不到。所以銷售型郵件的目的其實就是收到客戶的回復(fù)，所以郵件總體來說，不需要超過4至5個完整的句子。一定要讓郵件簡短且目標(biāo)清晰。
簡短的電子郵件（指在正文中包含少于100個英文單詞）通常在第一封和第二封郵件中獲得的回復(fù)率更高。而在100-200個單詞的郵件回復(fù)率只有14.4%，200-300個單詞之間的回復(fù)率僅為16.1%，但令人意外的是，300-400個單詞的郵件回復(fù)率達(dá)到了28.6%，并且超過500字的郵件回復(fù)率更是高達(dá)40.3%。
5. 英文水平大炫技
這是萬萬使不得的啊，在business English中，嘚瑟英文水平是一個大忌，收件人不僅不會欣賞你的英文水平，而且還會變成一個減分項。
6. 語氣過于生硬
因為郵件作為一個溝通媒介本身就給人一點略帶冷冰冰的感覺，如果在外貿(mào)開發(fā)信中語氣過于生硬，難免會讓收件人感到不自在。所以可以在表述的時候多增加一些禮貌或客套的詞匯，比如 could you please, help, thank you, appreciate等等，當(dāng)然，在之后跟客戶熟悉了以后，就可以適當(dāng)減少。
7. 內(nèi)容沒有價值
Offer Value（提供價值）就是一定要提供有價值的東西給收信人，比如：電子書，有價值的數(shù)據(jù)/報告，免費樣品，甚至是一個比較有用的文章。提供有價值的東西可以給收件人一個很不錯的感覺，會讓他們覺得你的東西或多或少對他們來說是有用的。
但在第一封外貿(mào)開發(fā)信中，我們不建議在郵件中直接附上PDF文檔或其他附件（但這也不是完全絕對的）。但是如果收到客人回復(fù)后，就可以大膽添加附件了。
8. 不要太正式了
有些機構(gòu)在調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，在現(xiàn)今的形式下，那種Super formal salutations（超級正式問候語）會讓人覺得怪怪的。因為你寫的東西又不是大學(xué)畢業(yè)論文，你其實只用告訴收件人，你是真真實實的人，有一個不錯的產(chǎn)品想介紹給他/她，這樣就可以了。不需要華麗的詞匯，也不需要用“尊敬的先生/女士”這樣的稱呼，正常且平等的日常詞匯其實更好。
9. 糟糕的行動召喚call to action
外貿(mào)開發(fā)信前期的準(zhǔn)備和鋪墊都是為了得到一個回復(fù)。而回復(fù)率的高低跟call to action的直接相關(guān)。外貿(mào)開發(fā)信在最后一定要問一個簡單的問題，不要陳述完后一個句號就直接結(jié)束。這些問題可以是：對于我們要快遞的免費樣品，哪個收件地址是比較好？我們發(fā)的信息，跟你的目前工作領(lǐng)域的相關(guān)性大不大？
一個清晰且恰當(dāng)?shù)?/font>CTA，會帶來更好的回復(fù)率；一個冗長且模糊的CTA會讓潛在客戶不知道接下來要做什么。所以，如果沒有一個明確且有力的行動召喚call to action，還不如不寫外貿(mào)開發(fā)信。
我們建議一封外貿(mào)開發(fā)信有一個清晰的call to action就可以了，asking for too much其實不好，因為這容易讓潛在客戶產(chǎn)生混亂，不知道到底要做什么。
10. 毫無意義的問題或描述 Writing irrelevant nonsense
外貿(mào)開發(fā)信本來就是要精簡，精簡，再精簡，如果這個時候你還寫了一些毫無意義的問題或客戶早就知道的事實，那么就太減分了。
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I am wondering whether you are the decision maker.
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外貿(mào)開發(fā)信是一個寸土寸金的東西，你要做的就是直接告訴潛在客戶你是誰，為什么你的產(chǎn)品或優(yōu)勢可以讓他們獲得好處，以及接下來應(yīng)該采取什么明確的動作（call to action）。
不相關(guān)的外貿(mào)開發(fā)信只會突顯你的不專業(yè)，讓客戶質(zhì)疑你的能力。
二、外貿(mào)開發(fā)信技術(shù)方面的問題
1. 避免觸發(fā)SPAM的關(guān)鍵詞
當(dāng)你花了心血寫好一封高質(zhì)量的外貿(mào)開發(fā)信后，你需要明白一點：你收件人的垃圾郵件過濾器會獲取你的郵件內(nèi)容，包括主題和正文。過濾器可能由于多種原因而被觸發(fā)，但通常是因為郵件內(nèi)容包含了常見的垃圾郵件觸發(fā)詞。
垃圾郵件過濾器隨著時間的推移變得越來越復(fù)雜和智能，現(xiàn)在它們可以分析使用這些關(guān)鍵字的上下文（語境）。 當(dāng)然，如果你需要向潛在客戶發(fā)送營銷類的郵件，那么你或多或少就會使用“traffic 流量”，“marketing solutions 營銷解決方案”或“sales 銷售”這些詞語或表達(dá)方式，但你需非常小心地使用這些詞匯，并找到一種巧妙的方式來合理替代。
無論您是一次發(fā)送10,000封電子郵件還是一次發(fā)送1封電子郵件，只要你觸發(fā)了垃圾郵件過濾器，你的郵件就會被屏蔽，更嚴(yán)重的是你或你公司的域名郵箱將被放到黑名單；
反垃圾郵件技術(shù)在過去十年中發(fā)展成為一種高度監(jiān)管和控制的技術(shù)，每年都會在發(fā)件人和收件人之間建立新的協(xié)議和機制。所以敏感詞匯和觸發(fā)機制不是一成不變的。
2. 在第一封外貿(mào)開發(fā)信使用附件和圖片
第一次發(fā)外貿(mào)開發(fā)信的時候如果有附件或者插入了圖片，很容易被服務(wù)器攔截的，這樣郵件到達(dá)率會很低，不是被默認(rèn)為垃圾郵件，就是直接被客人刪了，所以第一次聯(lián)系客人的時候最好全文本。如果你已經(jīng)收到一個新客人的郵件回復(fù)的時候后，你就就可以在后續(xù)的郵件中加入圖片或附件了。
3. 插入鏈接
在寫外貿(mào)開發(fā)信的時候，我們總是會有一個想加入自己公司的網(wǎng)址的沖動，請一定要hold住，因為這樣做，同樣有很大的概率被服務(wù)器攔截掉的！我們建議第一次開發(fā)信盡量不要使用鏈接，這是由于郵件系統(tǒng)有個反垃圾反病毒木馬程序，目前只對Google/Facebook等國外網(wǎng)站鏈接檢測是默認(rèn)通過的，如果你把官網(wǎng)鏈接放在正文，有可能會導(dǎo)致退信，切記！最好在客人回復(fù)后，第二次給他寫郵件的時候插入這些就沒問題了。但如果在簽名處有一個公司網(wǎng)站的鏈接，我們認(rèn)為是沒問題的。
4. 利用密抄BCC的形式來群發(fā)大量外貿(mào)開發(fā)信
首先，利用密抄是沒有辦法做的個性化的，也就是說BCC發(fā)送大量郵件本質(zhì)上還是群發(fā)；其次，你的郵件服務(wù)器或?qū)Ψ降泥]件服務(wù)器可能會因為你發(fā)送的數(shù)量太大而造成問題。
5. 使用免費公用郵箱進行發(fā)送
避免使用類似 1234567@qq.com 或 benfang@126.com 這樣的郵箱發(fā)送外貿(mào)開發(fā)信。其中一個原因是這可能給收件人一種不是太專業(yè)的感覺，他們可能會想“為什么這個業(yè)務(wù)員連一個公司官網(wǎng)都沒有？會不會不專業(yè)啊？”；另外一個原因是，有些免費公用郵箱可能會讓你發(fā)的外貿(mào)開發(fā)信不能順利到達(dá)潛在客戶的inbox.
所以你應(yīng)該首選企業(yè)郵箱，比如你公司的網(wǎng)站域名是www.nicecompany.com，那么最好的是用your_name@nicecompany.com這個郵箱進行發(fā)送。其次付費郵箱，再次國外免費郵箱（gmail首選)。
6. 不預(yù)覽文本
千萬不要不測試你的外貿(mào)開發(fā)信就直接發(fā)送。建議可以把外貿(mào)開發(fā)信發(fā)送到的測試郵箱，并且在電腦端和手機端都進行預(yù)覽測試，因為同一封郵件在發(fā)件箱和收件箱的樣子和感覺是不一樣的。
一定不能忽視移動端的預(yù)覽和優(yōu)化，因為更多的人正在手機等移動設(shè)備上閱讀電子郵件。據(jù)Litmus統(tǒng)計，53％的電子郵件在手機端被打開，很多營銷人員已經(jīng)意識到移動端優(yōu)化的重要性，現(xiàn)在許多網(wǎng)站和客戶端都已經(jīng)針對移動設(shè)備進行了優(yōu)化。
三、外貿(mào)開發(fā)信樣式及語言方面的問題
1. 避免銷售味道太重
當(dāng)外貿(mào)業(yè)務(wù)員在開發(fā)信中，展會中，跟客戶見面的過程中，如果全力以赴進入“銷售”模式時，潛在客戶就會坐立不安。因為沒有人喜歡在一種壓力或操縱下進行購買，換做你自己也不喜歡這樣的銷售模式。
有很多種方法可以讓你聽起來不那么推銷味十足，而最簡單的方法之一，就是你的外貿(mào)開發(fā)信郵件中，刪掉一些俗氣或不真實的單詞和短語。無論你是通過電子郵件、電話還是親自與買家溝通，都要避開這些詞匯。
提示：
你完全不用去記住這么多的營銷型單詞和短語，因為我們已經(jīng)把這些詞植入到我們的外貿(mào)開發(fā)信體檢小工具中，你可以輕松過濾出這些詞匯，最大程度幫助你的開發(fā)信避免看上去像一封推銷郵件。
2. 使用奇怪的字體和顏色
使用夸張或小眾的字體，使用大于2個顏色的文字，動不動就把文章放大/加粗/斜體/大寫，等等，其實在西方主流商業(yè)環(huán)境中是一種非常不專業(yè)的表現(xiàn)。這對郵件的可讀性也是一個很大的破壞。如果你觀察很多國外英文網(wǎng)站，可以很容易觀察出來，他們的閱讀習(xí)慣和閱讀偏好是那種簡約清晰，留白很多的風(fēng)格。
我建議你就用郵件中的默認(rèn)字體，字號，顏色來完成你的外貿(mào)開發(fā)信內(nèi)容就足夠了，如果有的時候你需要特別強調(diào)某個信息，你可以采用加粗，僅僅加粗就可以了，不用又加粗又加大又斜體。
3. 濫用感嘆號及的表情符號
濫用感嘆號不僅會讓潛在客戶覺得反感，更麻煩的是這可能觸發(fā)對方垃圾郵件過濾器。
4. 各種寫作上的錯誤
包括單詞拼寫錯誤，時態(tài)錯誤，語法錯誤，標(biāo)點符號使用不規(guī)范，等等。雖然潛在客戶可能會知道你是中國人，英語不是你的母語，所以如果出現(xiàn)幾個很小的錯誤，他們是可以理解的，但如果整個外貿(mào)開發(fā)信通篇都是這些錯誤，那么你在客戶眼中的專業(yè)度將大打折扣。在使用外貿(mào)開發(fā)信的時候，成敗往往都是由很多的小細(xì)節(jié)堆砌而成的。
據(jù)福斯特研究公司（Foster Research）的統(tǒng)計，如果營銷材料中有不良的語法，59％ 的人不太可能使用產(chǎn)品或服務(wù)。你的語法就是你的信譽和專業(yè)能力。Google 文檔和 Microsoft Word 無法精確檢查你的語法。必要的話，甚至可以請native speaker進行校對。
你可以使用嘗試使用Grammarly這樣的專業(yè)工具進行各種寫作上的錯誤檢查。
5. 避免使用縮寫詞和過量使用專業(yè)術(shù)語
每個行業(yè)都有很多自己的行業(yè)術(shù)語，縮略詞，流行語。這些話可能有助于我們與行業(yè)內(nèi)部人士交流。但是不要以為你的潛在客戶知道你在談?wù)撌裁础Ｊ褂盟麄儾皇煜さ脑~語，不僅會讓他們感到困惑，還會讓他們感到愚蠢。這對后續(xù)的生意來說并不是好兆頭。
這就是使用同義詞的重要性，以更容易被理解的單詞短語來代替術(shù)語，讓客戶知道你在說什么。
6. 出現(xiàn)中文標(biāo)點/符號/字符
這對英文閱讀者非常不友好，也顯得不夠?qū)I(yè)。
更為嚴(yán)格的是，不少歐美公司為了減少垃圾郵件，他們的郵件服務(wù)器已經(jīng)開始了拒絕含有非拉丁字母的郵件，也就是說，如果你的外貿(mào)開發(fā)信中如果不小心輸入了一些中文的全角逗號，那么你的郵件將可能被對方的郵件服務(wù)器拒收。聽起來覺得不可思議吧，但你可以假設(shè)一下，如果你們公司每天每個員工都會收到大量的垃圾郵件，也就是說你們公司會有一部分寶貴的時間用于處理這些SPAM，那么你肯定也會把郵件服務(wù)器的過濾等級調(diào)成最嚴(yán)格，即使你知道有一些無辜郵件會被自動屏蔽。
四、其他方面的問題
1. 只發(fā)一封外貿(mào)開發(fā)信
當(dāng)查看銷售向潛在客戶發(fā)送的電子郵件時，我們發(fā)現(xiàn)第一次嘗試通常是最有效的（也就是第一封外貿(mào)開發(fā)信）。基本上12.5%的銷售人員會得到潛在客戶的回復(fù)。
但是，發(fā)送后續(xù)郵件仍然是有效的。如果第一次嘗試沒有得到回應(yīng)，第二封電子郵件會獲得大概8.6%的回復(fù)；如果第二封郵件依然沒有得到回應(yīng)，那么第三封郵件的回復(fù)率將會降低為3.1%。也就是說經(jīng)過三次嘗試后，你大概有25%的幾率會收到潛在客戶的回復(fù)。
2. 沒有郵件簽名
這是眾所周知的“個人化電子郵件”的一個好辦法。數(shù)據(jù)表明，個人化確實是有效的。我們發(fā)現(xiàn)通過添加一個顯眼的簽名，特別是帶有你頭像的簽名，確實能夠提高外貿(mào)開發(fā)信的回復(fù)率。
3. 延遲回復(fù)潛在客戶
增加獲得回復(fù)率的另外一個最佳方法就會是盡快聯(lián)系潛在客戶。我們發(fā)現(xiàn)如果你在展會或者其他場合新認(rèn)識了一些潛在客戶，或者從某些渠道得到客戶的聯(lián)系方式后，那么在一周內(nèi)發(fā)送外貿(mào)開發(fā)信的回復(fù)率是最高的。
