曾經(jīng)很長(zhǎng)一段時(shí)間里，我對(duì)管理完全抓不到頭緒。我不知道要怎么去管，從哪里開始，該做些什么。從沒被人管過，沒有參照，沒有榜樣(很多年前沒有各種線上線下課程各種圈子各種群)，我非常非常迷茫。內(nèi)心很緊迫的告誡自己必須盡快學(xué)會(huì)有效的帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)管理好業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)。也時(shí)常反問自己，為什么你可以自如的應(yīng)對(duì)不同的客戶靈活處理各種業(yè)務(wù)事情，卻管理不好業(yè)務(wù)部門的這么幾個(gè)同事? 我開始試著尋找做外貿(mào)業(yè)務(wù)與做外貿(mào)團(tuán)隊(duì)管理的共同點(diǎn)。
某天某件令人沮喪的事情發(fā)生后，我頓悟: 做業(yè)務(wù)，是人與人之間的溝通，做管理，也是人與人之間的溝通。既然我能處理好與眾多客戶的關(guān)系，那么我就能處理好與同事之間的關(guān)系。既然我能做好業(yè)務(wù)，那么我一定有辦法做好管理呀！給了自己信心后，我把之前要管的思路轉(zhuǎn)向怎樣與團(tuán)隊(duì)同事更好更有效的溝通上面。
以下簡(jiǎn)單舉例幾個(gè)我思路上的轉(zhuǎn)變:
1. 曾經(jīng)我以為給團(tuán)隊(duì)成員夠多的客戶資源，隨時(shí)樂意回答他們的問題，在他們需要的時(shí)候幫助他們，我這個(gè)老大就算很好了?，F(xiàn)在想來作為管理者其實(shí)是不夠的。(就像要做好外貿(mào)業(yè)務(wù)，只是報(bào)價(jià)并回答客戶的問題是不夠的，如果你能深入了解客戶公司情況知道客戶性格喜好能主動(dòng)提供各種方案你會(huì)做得更好。)
舉個(gè)例子，我大學(xué)曾經(jīng)玩得很好的學(xué)妹，畢業(yè)后沒有找到她想要的外貿(mào)工作，我答應(yīng)她讓來我們公司上班。來了之后，工作上我知無不言，言無不盡。她前期業(yè)務(wù)表現(xiàn)不錯(cuò)，因?yàn)樾湃?，在我忙不過來的時(shí)候后來也讓她負(fù)責(zé)一部分的采購(gòu)。結(jié)果大家可以猜到，工作一年左右的時(shí)候她開始飛單。當(dāng)我知道這件事情的時(shí)候，我沒有很憤怒或者很激動(dòng)，只有失望。那種被最信任的人背叛的感覺，語言無法表達(dá)。
當(dāng)然這不是今天的重點(diǎn)。再回想這件事情，我對(duì)她不再有任何怨恨。
反省自己，我?guī)У娜顺隽藛栴}，我自己一定哪里也有問題。為什么她會(huì)飛單?我哪里做的不對(duì)或不夠好? 如果現(xiàn)在的我穿越回去，我會(huì)做哪些改變?
我的回答: 我跟她之間的溝通出了問題。大學(xué)的時(shí)候我們是學(xué)姐學(xué)妹的關(guān)系，經(jīng)常聊天談心，所以關(guān)系不錯(cuò)。工作后，我每天只顧拼命工作(經(jīng)常早晨八點(diǎn)工作到晚上十點(diǎn)十一點(diǎn))，腦袋里只想著怎么樣有更多的客戶拿更多的訂單。除了上班時(shí)間工作上的交流，我們基本沒有別的交談。我不知道下班或者周末她都干些啥，不知道她最近有什么憂愁或開心的事，節(jié)假日沒有關(guān)懷或祝福，她生日我也不記得。我沒有錯(cuò)(事業(yè)初期，當(dāng)時(shí)的我每天瘋狂工作，那會(huì)的我對(duì)自己也不夠關(guān)心不夠好)，但我可以做得更好。 如果穿越回去，我一定會(huì)對(duì)她多一些關(guān)心，抽空與她多一些工作上生活上的溝通。有可能結(jié)果會(huì)不一樣。(外貿(mào)業(yè)務(wù)中不要怪客戶為什么離你而去，自己多反省多總結(jié))
2. 曾經(jīng)以為每個(gè)人都是努力的，積極的，自覺的。其實(shí)不是，每個(gè)人都不一樣。有一些人干什么都積極性不高，不努力，或者不知道怎么努力。作為老大，如果你覺得這個(gè)人可以培養(yǎng)，那么你需要去引導(dǎo)他指點(diǎn)他，發(fā)現(xiàn)并發(fā)掘他的潛力，經(jīng)常鼓勵(lì)又不時(shí)給些壓力，或拉他或推他往前走。有些人很聰明，悟性高，但是粗心，有些懶惰。作為老大，你需要讓他揚(yáng)長(zhǎng)避短，并時(shí)不時(shí)督促他。等等這些，都需要管理者通過有效的溝通來讓他放下戒心接納你信任你，從而跟隨你，一起變更好。(就像外貿(mào)業(yè)務(wù)中，每個(gè)客戶的情況都是不一樣的，有一些注重質(zhì)量有一些注重交期，有一些只看重價(jià)格，有一些性格急躁有一些優(yōu)柔寡斷，我們作為業(yè)務(wù)需要見機(jī)行事"因材施教"。)
溝通是必要的，重要的，那么怎樣進(jìn)行團(tuán)隊(duì)管理中的有效溝通呢？
以下是我在實(shí)踐中總結(jié)的幾個(gè)有助于有效溝通的方式:
1. 即時(shí)快速溝通。我與所有業(yè)務(wù)人員都在同一個(gè)大辦公室。工作上他們有任何問題都可以隨時(shí)與我口頭或書面溝通。我也會(huì)看情況給他們一些必要的指示或建議。(外貿(mào)業(yè)務(wù)中的快速回復(fù)及時(shí)反饋。)
2. 每周一次周會(huì)，每個(gè)人依次分享本周主要工作內(nèi)容和遇到的工作上的主要或有代表意義的事情。好的經(jīng)驗(yàn)，吸取的教訓(xùn)，客戶的贊揚(yáng)，投訴，訂單處理過程中碰到的問題，自己的疑惑等等。有需要時(shí)大家一起討論，棘手的我會(huì)給一些我的建議，想法。他們反饋的問題，我會(huì)解答，涉及到產(chǎn)品質(zhì)量包裝交期等方面的，會(huì)開完后我會(huì)馬上找相關(guān)人員了解并給出解決方案。工作上讓業(yè)務(wù)人員沒有后顧之憂。(外貿(mào)業(yè)務(wù)中及時(shí)了解客戶對(duì)公司產(chǎn)品質(zhì)量等各方面的看法，提出各種方案，給予專業(yè)的建議，真誠(chéng)，讓客戶無條件信任你)
3. 周報(bào)表上最后一欄:每周分享。這個(gè)是我強(qiáng)制要求大家每周周會(huì)必說的一點(diǎn)。分享內(nèi)容不限，可以是工作上的，生活上的，內(nèi)容可以是一本書一首歌一句自己有共鳴的話，一部電影一個(gè)自己玩過的好玩的地方，社會(huì)熱點(diǎn)甚至明星八卦等等。通過每周分享，一來可以互通有無擴(kuò)大知識(shí)面，二來可以加深團(tuán)隊(duì)成員的互相了解。(外貿(mào)業(yè)務(wù)中加深與客戶了解可以通過與客戶聊天或者關(guān)注客戶sns等等加深了解)
4. 每周周會(huì)結(jié)束后，我會(huì)輪流單獨(dú)與一名團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行一次深入的溝通談話。針對(duì)各人不同的情況，內(nèi)容包括但不限于: 表揚(yáng)或肯定最近做的好的地方，提出可以改進(jìn)的地方并給予建議，討論下一步工作重點(diǎn)，協(xié)助突破成長(zhǎng)，詢問他工作生活上有沒有什么問題，或有沒有什么想對(duì)我說的。深入溝通這一點(diǎn)我覺得在團(tuán)隊(duì)管理中非常的重要。(外貿(mào)業(yè)務(wù)中的深入研究分析客戶網(wǎng)站，分析客戶往年訂單趨勢(shì)，根據(jù)市場(chǎng)形勢(shì)給予客戶好的建議等等都與此類同)
5. 不定期舉辦其它一些集體活動(dòng): 生日會(huì)，節(jié)假日小禮物，團(tuán)隊(duì)出游(純游玩)，集體學(xué)習(xí)活動(dòng)等等。這些都有助于提高團(tuán)隊(duì)向心力和凝聚力。(外貿(mào)業(yè)務(wù)中的拜訪客戶接待客戶，客戶生日節(jié)假日問候等等)
6. 要大家認(rèn)可我的工作理念，有的時(shí)候直接給建議團(tuán)隊(duì)成員不一定會(huì)真的聽進(jìn)去。那么可以利用第三方的說法去逐漸影響。如我們公司買了米課課程供大家學(xué)習(xí)，我買過很多本毅冰老師的書和很多本優(yōu)勢(shì)談判送給團(tuán)隊(duì)成員，看到好的文章我會(huì)推薦給大家看，等等。(外貿(mào)業(yè)務(wù)中的第三方認(rèn)證，各種證書，大客戶合作成功案例等)
以上所有基于的一些前提:
1. 作為管理者，我是非常希望我的團(tuán)隊(duì)成員學(xué)到更多的東西，能賺更多的錢(管理者與團(tuán)隊(duì)成員的總目標(biāo)必須是一致的)。一方面我的工作經(jīng)歷和閱歷讓我能較為清楚的看到他們的優(yōu)缺點(diǎn)，知道怎么幫助他們提升和突破。另一方面，我必須保持不斷學(xué)習(xí)的狀態(tài)，以便更好的帶領(lǐng)大家不斷前行。
2. 團(tuán)隊(duì)成員必須是我認(rèn)可的，并且與公司三觀一致的人員。團(tuán)隊(duì)管理中，溝通并不是萬能的。
3. 以上方法只適合小公司小團(tuán)隊(duì)。具體方案大家要根據(jù)各自公司的實(shí)際情況來決定。
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