曾經(jīng)很長一段時間里，我對管理完全抓不到頭緒。我不知道要怎么去管，從哪里開始，該做些什么。從沒被人管過，沒有參照，沒有榜樣(很多年前沒有各種線上線下課程各種圈子各種群)，我非常非常迷茫。內(nèi)心很緊迫的告誡自己必須盡快學(xué)會有效的帶領(lǐng)團(tuán)隊管理好業(yè)務(wù)團(tuán)隊。也時常反問自己，為什么你可以自如的應(yīng)對不同的客戶靈活處理各種業(yè)務(wù)事情，卻管理不好業(yè)務(wù)部門的這么幾個同事? 我開始試著尋找做外貿(mào)業(yè)務(wù)與做外貿(mào)團(tuán)隊管理的共同點。
某天某件令人沮喪的事情發(fā)生后，我頓悟: 做業(yè)務(wù)，是人與人之間的溝通，做管理，也是人與人之間的溝通。既然我能處理好與眾多客戶的關(guān)系，那么我就能處理好與同事之間的關(guān)系。既然我能做好業(yè)務(wù)，那么我一定有辦法做好管理呀！給了自己信心后，我把之前要管的思路轉(zhuǎn)向怎樣與團(tuán)隊同事更好更有效的溝通上面。
以下簡單舉例幾個我思路上的轉(zhuǎn)變:
1. 曾經(jīng)我以為給團(tuán)隊成員夠多的客戶資源，隨時樂意回答他們的問題，在他們需要的時候幫助他們，我這個老大就算很好了?，F(xiàn)在想來作為管理者其實是不夠的。(就像要做好外貿(mào)業(yè)務(wù)，只是報價并回答客戶的問題是不夠的，如果你能深入了解客戶公司情況知道客戶性格喜好能主動提供各種方案你會做得更好。)
舉個例子，我大學(xué)曾經(jīng)玩得很好的學(xué)妹，畢業(yè)后沒有找到她想要的外貿(mào)工作，我答應(yīng)她讓來我們公司上班。來了之后，工作上我知無不言，言無不盡。她前期業(yè)務(wù)表現(xiàn)不錯，因為信任，在我忙不過來的時候后來也讓她負(fù)責(zé)一部分的采購。結(jié)果大家可以猜到，工作一年左右的時候她開始飛單。當(dāng)我知道這件事情的時候，我沒有很憤怒或者很激動，只有失望。那種被最信任的人背叛的感覺，語言無法表達(dá)。
當(dāng)然這不是今天的重點。再回想這件事情，我對她不再有任何怨恨。
反省自己，我?guī)У娜顺隽藛栴}，我自己一定哪里也有問題。為什么她會飛單?我哪里做的不對或不夠好? 如果現(xiàn)在的我穿越回去，我會做哪些改變?
我的回答: 我跟她之間的溝通出了問題。大學(xué)的時候我們是學(xué)姐學(xué)妹的關(guān)系，經(jīng)常聊天談心，所以關(guān)系不錯。工作后，我每天只顧拼命工作(經(jīng)常早晨八點工作到晚上十點十一點)，腦袋里只想著怎么樣有更多的客戶拿更多的訂單。除了上班時間工作上的交流，我們基本沒有別的交談。我不知道下班或者周末她都干些啥，不知道她最近有什么憂愁或開心的事，節(jié)假日沒有關(guān)懷或祝福，她生日我也不記得。我沒有錯(事業(yè)初期，當(dāng)時的我每天瘋狂工作，那會的我對自己也不夠關(guān)心不夠好)，但我可以做得更好。 如果穿越回去，我一定會對她多一些關(guān)心，抽空與她多一些工作上生活上的溝通。有可能結(jié)果會不一樣。(外貿(mào)業(yè)務(wù)中不要怪客戶為什么離你而去，自己多反省多總結(jié))
2. 曾經(jīng)以為每個人都是努力的，積極的，自覺的。其實不是，每個人都不一樣。有一些人干什么都積極性不高，不努力，或者不知道怎么努力。作為老大，如果你覺得這個人可以培養(yǎng)，那么你需要去引導(dǎo)他指點他，發(fā)現(xiàn)并發(fā)掘他的潛力，經(jīng)常鼓勵又不時給些壓力，或拉他或推他往前走。有些人很聰明，悟性高，但是粗心，有些懶惰。作為老大，你需要讓他揚(yáng)長避短，并時不時督促他。等等這些，都需要管理者通過有效的溝通來讓他放下戒心接納你信任你，從而跟隨你，一起變更好。(就像外貿(mào)業(yè)務(wù)中，每個客戶的情況都是不一樣的，有一些注重質(zhì)量有一些注重交期，有一些只看重價格，有一些性格急躁有一些優(yōu)柔寡斷，我們作為業(yè)務(wù)需要見機(jī)行事"因材施教"。)
溝通是必要的，重要的，那么怎樣進(jìn)行團(tuán)隊管理中的有效溝通呢？
以下是我在實踐中總結(jié)的幾個有助于有效溝通的方式:
1. 即時快速溝通。我與所有業(yè)務(wù)人員都在同一個大辦公室。工作上他們有任何問題都可以隨時與我口頭或書面溝通。我也會看情況給他們一些必要的指示或建議。(外貿(mào)業(yè)務(wù)中的快速回復(fù)及時反饋。)
2. 每周一次周會，每個人依次分享本周主要工作內(nèi)容和遇到的工作上的主要或有代表意義的事情。好的經(jīng)驗，吸取的教訓(xùn)，客戶的贊揚(yáng)，投訴，訂單處理過程中碰到的問題，自己的疑惑等等。有需要時大家一起討論，棘手的我會給一些我的建議，想法。他們反饋的問題，我會解答，涉及到產(chǎn)品質(zhì)量包裝交期等方面的，會開完后我會馬上找相關(guān)人員了解并給出解決方案。工作上讓業(yè)務(wù)人員沒有后顧之憂。(外貿(mào)業(yè)務(wù)中及時了解客戶對公司產(chǎn)品質(zhì)量等各方面的看法，提出各種方案，給予專業(yè)的建議，真誠，讓客戶無條件信任你)
3. 周報表上最后一欄:每周分享。這個是我強(qiáng)制要求大家每周周會必說的一點。分享內(nèi)容不限，可以是工作上的，生活上的，內(nèi)容可以是一本書一首歌一句自己有共鳴的話，一部電影一個自己玩過的好玩的地方，社會熱點甚至明星八卦等等。通過每周分享，一來可以互通有無擴(kuò)大知識面，二來可以加深團(tuán)隊成員的互相了解。(外貿(mào)業(yè)務(wù)中加深與客戶了解可以通過與客戶聊天或者關(guān)注客戶sns等等加深了解)
4. 每周周會結(jié)束后，我會輪流單獨(dú)與一名團(tuán)隊成員進(jìn)行一次深入的溝通談話。針對各人不同的情況，內(nèi)容包括但不限于: 表揚(yáng)或肯定最近做的好的地方，提出可以改進(jìn)的地方并給予建議，討論下一步工作重點，協(xié)助突破成長，詢問他工作生活上有沒有什么問題，或有沒有什么想對我說的。深入溝通這一點我覺得在團(tuán)隊管理中非常的重要。(外貿(mào)業(yè)務(wù)中的深入研究分析客戶網(wǎng)站，分析客戶往年訂單趨勢，根據(jù)市場形勢給予客戶好的建議等等都與此類同)
5. 不定期舉辦其它一些集體活動: 生日會，節(jié)假日小禮物，團(tuán)隊出游(純游玩)，集體學(xué)習(xí)活動等等。這些都有助于提高團(tuán)隊向心力和凝聚力。(外貿(mào)業(yè)務(wù)中的拜訪客戶接待客戶，客戶生日節(jié)假日問候等等)
6. 要大家認(rèn)可我的工作理念，有的時候直接給建議團(tuán)隊成員不一定會真的聽進(jìn)去。那么可以利用第三方的說法去逐漸影響。如我們公司買了米課課程供大家學(xué)習(xí)，我買過很多本毅冰老師的書和很多本優(yōu)勢談判送給團(tuán)隊成員，看到好的文章我會推薦給大家看，等等。(外貿(mào)業(yè)務(wù)中的第三方認(rèn)證，各種證書，大客戶合作成功案例等)
以上所有基于的一些前提:
1. 作為管理者，我是非常希望我的團(tuán)隊成員學(xué)到更多的東西，能賺更多的錢(管理者與團(tuán)隊成員的總目標(biāo)必須是一致的)。一方面我的工作經(jīng)歷和閱歷讓我能較為清楚的看到他們的優(yōu)缺點，知道怎么幫助他們提升和突破。另一方面，我必須保持不斷學(xué)習(xí)的狀態(tài)，以便更好的帶領(lǐng)大家不斷前行。
2. 團(tuán)隊成員必須是我認(rèn)可的，并且與公司三觀一致的人員。團(tuán)隊管理中，溝通并不是萬能的。
3. 以上方法只適合小公司小團(tuán)隊。具體方案大家要根據(jù)各自公司的實際情況來決定。
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