很多sales朋友常常抱怨，開(kāi)發(fā)信效果很差，100封里面好幾十封退信，剩下的就是石沉大海，難得有一個(gè)老外回一句“No, thanks.”就可以讓你激動(dòng)半天。
????? 其實(shí)大家有沒(méi)有想過(guò)，這樣的做法會(huì)嚴(yán)重挫傷自己的積極性?？梢栽囅胍幌拢?dāng)你一天坐在電腦面前12個(gè)小時(shí)，從google和各種黃頁(yè)搜索到客人信息，一封一封開(kāi)發(fā)信發(fā)出去，晚上滿(mǎn)臉疲憊的回家，等第二天滿(mǎn)懷希望上班的時(shí)候，郵箱里爆滿(mǎn)各種各樣的退信，你是什么感受？
????? 我以前也是做業(yè)務(wù)的，當(dāng)年大學(xué)畢業(yè)后從業(yè)務(wù)助理、跟單做起，后來(lái)做sales和sales manager，PA to director，一直到現(xiàn)在做buyer，中間換了幾份工作，也經(jīng)歷過(guò)大部分朋友所經(jīng)歷的各種問(wèn)題。我當(dāng)時(shí)也有這么一段時(shí)間，沒(méi)日沒(méi)夜地發(fā)推銷(xiāo)信，找新客人，無(wú)休止地報(bào)價(jià)，但效果甚微。后來(lái)跟很多不同的客人熟識(shí)了以后，私底下聊起才發(fā)現(xiàn)，當(dāng)初的開(kāi)發(fā)信寫(xiě)的是大大有問(wèn)題的。很多老外也是做sales的，也會(huì)寫(xiě)開(kāi)發(fā)信，為什么成交率比我們高很多？即使不說(shuō)成交率，回復(fù)率也大大高過(guò)我們？
????? 很多剛畢業(yè)的朋友們都是學(xué)國(guó)貿(mào)專(zhuān)業(yè)出來(lái)的，一般都學(xué)過(guò)外貿(mào)函電這門(mén)課，老師們反復(fù)教你們?cè)趺磳?xiě)商務(wù)信函，怎么回詢(xún)盤(pán)等等，其實(shí)這些教材幾乎都是學(xué)院派人士編的，不是老掉牙過(guò)時(shí)的東西，就是和現(xiàn)實(shí)基本脫節(jié)的。很多老師一輩子都呆在學(xué)校里，連外貿(mào)都沒(méi)做過(guò)，你怎么能指望從他們這里學(xué)到寫(xiě)商務(wù)信函的精髓？真正的好的email，必須要模仿老外的行文方式，尤其是英語(yǔ)為母語(yǔ)的客人！即使你的郵件寫(xiě)得四平八穩(wěn)，語(yǔ)法精到，整篇下來(lái)沒(méi)有任何錯(cuò)誤，在大學(xué)里可以拿滿(mǎn)分作文了，可客人收到以后，還是怎么看怎么別扭。我覺(jué)得，你給客人寫(xiě)郵件的時(shí)候，必須要忘記中國(guó)人的行文和思維方式，要按歐美人的習(xí)慣去思考問(wèn)題和寫(xiě)郵件，這樣才能讓客人把你當(dāng)成同類(lèi)。
????? 到那一天，你隨便寫(xiě)一封郵件，當(dāng)大部分人都看不出這封郵件出自一個(gè)中國(guó)人之手，你就出師了！
我先列舉一些大部分朋友寫(xiě)email時(shí)常范的錯(cuò)誤，大家可以看看，對(duì)比一下自己，其中的幾條是自己也會(huì)有的？接下來(lái)再討論開(kāi)發(fā)信怎么寫(xiě)。呵呵。
1）郵件寫(xiě)得過(guò)長(zhǎng)。客人的時(shí)間很寶貴，每天要收到數(shù)百封郵件，你想想，一個(gè)不認(rèn)識(shí)的人發(fā)了一封又長(zhǎng)又臭的郵件給你，英語(yǔ)表述又不好，還加了好幾M的附件，你會(huì)不會(huì)認(rèn)真去看？而且很多老外的時(shí)間觀念很強(qiáng)，每天都有幾塊固定的時(shí)間用來(lái)處理email，很多長(zhǎng)篇大論的郵件，只要不是他的熟人發(fā)的，一般會(huì)被直接刪除，或者是把你的地址設(shè)為垃圾郵件。
????????? 我問(wèn)過(guò)很多西歐客人，他們一般處理每一封郵件的時(shí)間是2-3秒，也就是大致掃一眼，重要的郵件，一般馬上仔細(xì)閱讀并回復(fù)，不是太重要的，會(huì)在outlook里標(biāo)注上要處理的具體時(shí)間，然后從inbox拉到相應(yīng)的子目錄里。換句話說(shuō)，只要客人的郵箱地址是對(duì)的，也是你要找的right person，你的開(kāi)發(fā)信只能停留在他眼前2-3秒，就是決定命運(yùn)的時(shí)刻了。這種情況下，試問(wèn)你敢不敢把郵件寫(xiě)得很長(zhǎng)？
2）沒(méi)有明確的主題。一個(gè)不明確的主題，會(huì)讓客人根本沒(méi)興趣去打開(kāi)陌生人的郵件。這個(gè)就需要經(jīng)驗(yàn)了，內(nèi)容要言簡(jiǎn)意賅，直接吸引客人通過(guò)主題去點(diǎn)開(kāi)郵件，目的就達(dá)到了。至于他看了以后有沒(méi)有反應(yīng)，就要看實(shí)際情況和你內(nèi)容的功力了。有些人寫(xiě)郵件會(huì)這樣設(shè)置主題：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong *** trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等，一看就知道是推銷(xiāo)信。當(dāng)你一個(gè)禮拜就收到一封推銷(xiāo)信，你可能會(huì)有興趣看看，但是如果你一天收到N封推銷(xiāo)信，估計(jì)就會(huì)很厭煩，直接刪掉算是客氣的了。所以如何把主題寫(xiě)好，讓客人知道這是封推銷(xiāo)信，還是要忍不住打開(kāi)看看？就要根據(jù)之際情況來(lái)判斷了。
?????????? 舉個(gè)例子吧，假設(shè)我是做太陽(yáng)能燈的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美國(guó)的Home Depot，盡管可能是通過(guò)貿(mào)易商做的，不是直接合作，但是完全可以當(dāng)作一個(gè)開(kāi)發(fā)新客人的籌碼！如果我要寫(xiě)一封開(kāi)發(fā)信給美國(guó)的ABC inc（這個(gè)名字是我編的），我從google上了解了一些這個(gè)公司的信息，知道他們是美國(guó)的進(jìn)口商，有做太陽(yáng)能燈系列，希望能試著開(kāi)發(fā)這個(gè)客人，我一般會(huì)這樣寫(xiě)主題，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”
?????????? 其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在寫(xiě)給他的主題上首先加上他公司名，表示對(duì)他們公司的尊重；Home Depot vendor-solar light明確表示你是北美第二大零售商Home Depot的太陽(yáng)能燈供應(yīng)商，既表明了實(shí)力，也勾起他的興趣；最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。這樣一來(lái)，假設(shè)你找對(duì)了人，這個(gè)正是ABC公司太陽(yáng)能燈的buyer，又或者是他的某一個(gè)主管，突然某一天收到這么一個(gè)主題的郵件，哇，home depot的供應(yīng)商找上來(lái)了，太棒了，應(yīng)該看看是不是有合作機(jī)會(huì)，是不是比原有供應(yīng)商更好？他打開(kāi)郵件的概率會(huì)非常非常大！再說(shuō)了，這個(gè)主題設(shè)置的還有一個(gè)好處，就是客人即使暫時(shí)不回你郵件，只是放在收件箱里，但是將來(lái)某一天他突然想讓你報(bào)報(bào)價(jià)，很容易就能找到這封郵件！只要關(guān)鍵詞輸入home depot，保證一下子就找到。
3）長(zhǎng)篇大論的公司或工廠介紹。我現(xiàn)在做buyer，也會(huì)收到工廠和貿(mào)易公司的推銷(xiāo)信。貿(mào)易公司還稍微好一點(diǎn)，很多工廠的業(yè)務(wù)員，開(kāi)發(fā)信實(shí)在寫(xiě)得不咋地，簡(jiǎn)直可以說(shuō)是慘不忍睹，既浪費(fèi)客人時(shí)間，也浪費(fèi)自己時(shí)間。我經(jīng)常會(huì)收到類(lèi)似的郵件：“我們是某某照明燈具廠，地處美麗的長(zhǎng)江三角洲東南，交通便利，風(fēng)景優(yōu)美，離上海和杭州僅僅2小時(shí)車(chē)程，我們公司成立于2002年，具有豐富的太陽(yáng)能燈生產(chǎn)和開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)，享譽(yù)全球，我們工廠獲得ISO9001：2000質(zhì)量體系，嚴(yán)格按照5S管理，真誠(chéng)歡迎您來(lái)我廠參觀拜訪，希望和您建立起長(zhǎng)久的業(yè)務(wù)關(guān)系，我們以真誠(chéng)和服務(wù)贏得客戶(hù)……”諸如此類(lèi)的話，客人會(huì)看得很不耐煩，即使你是一個(gè)很好的公司或很好的工廠，第一次就收到這樣一封郵件，任誰(shuí)都會(huì)感到厭煩的。
?????????? 有朋友會(huì)反問(wèn)，那是不是完全不寫(xiě)呢？我的回答是，也不一定，要看具體情況。如果你的公司有突出的優(yōu)勢(shì)，可以寫(xiě)，但是最好一筆帶過(guò)就可以了?？梢赃@樣寫(xiě)：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!
?????????? 簡(jiǎn)單一點(diǎn)，一兩句話點(diǎn)到重點(diǎn)，調(diào)起老外的胃口，讓他反過(guò)來(lái)問(wèn)你各種問(wèn)題，你的目的就達(dá)到了。做業(yè)務(wù)久了你就發(fā)現(xiàn)，很少有客人每封郵件長(zhǎng)篇大論的，即使有，也是極少數(shù)的特例，或者是要確認(rèn)一些細(xì)節(jié)之類(lèi)的。
4）愛(ài)炫耀英文水平。以前有個(gè)助理，英語(yǔ)八級(jí)，剛畢業(yè)的學(xué)生，要她給老外寫(xiě)email，總是喜歡把文字寫(xiě)得很出彩，各種語(yǔ)法從句層出不窮，還喜歡用冷僻詞，讓人理解都需要老半天。如果是英語(yǔ)為母語(yǔ)的客人或者德國(guó)、北歐這些英語(yǔ)很棒的客人還好一點(diǎn)，如果你寫(xiě)給韓國(guó)人日本人中東人法國(guó)人，那就要他們老命了，看一封郵件還得用上字典或翻譯工具，還是半懂不懂，你說(shuō)客人會(huì)對(duì)你印象好么？
?????????? 丘吉爾講過(guò)一句話，具體的內(nèi)容我忘了，大致的意思是，真正的高手，你要把最復(fù)雜的東西用最簡(jiǎn)單的文字表達(dá)出來(lái)，全部用最簡(jiǎn)單的句子，最簡(jiǎn)單的詞匯，讓小學(xué)生都能看懂。
?????????? 其實(shí)把簡(jiǎn)單的東西復(fù)雜化很容易，把復(fù)雜的東西簡(jiǎn)單化就不容易了，需要多學(xué)多模仿客人的郵件，用最簡(jiǎn)單的詞匯來(lái)表達(dá)你要表達(dá)的東西。外貿(mào)函電的精髓就是，“簡(jiǎn)單簡(jiǎn)單再簡(jiǎn)單”，能用一個(gè)詞表達(dá)的絕對(duì)不用兩個(gè)詞或短語(yǔ)，能用一句話寫(xiě)清楚的，絕對(duì)不寫(xiě)兩句。誰(shuí)能用最少的句子表達(dá)同樣的意思，那就是最厲害的！
?????????? 舉個(gè)例子吧，我以前招助理的時(shí)候，會(huì)考他們的email水平，我把中文意思告訴他們，然后讓他們用英文來(lái)模擬一封郵件。內(nèi)容很簡(jiǎn)單，寫(xiě)一封郵件告訴客人Mike，上次收到的樣品已經(jīng)寄給工廠了，但工廠說(shuō)材料不是ABS，而是PP，價(jià)格他們需要重新核算，但近期內(nèi)原材料漲價(jià)，希望您能盡快確認(rèn)，我們好采購(gòu)原材料并安排生產(chǎn)。
?????????? 第一個(gè)應(yīng)聘者是這樣寫(xiě)的：
Dear Mike,
This is Jenny from EDF Co. Ltd. We’re so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week, and was informed the real material is PP, not ABS as you mentioned last time. What’s the matter????
I’ll give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it? We’ll purchase the raw material and do the production immediately!
Looking forward to your reply. Thank you!
Best regards,
Jenny
?????????? 這封郵件寫(xiě)得好么？老實(shí)說(shuō)還可以，雖然主動(dòng)語(yǔ)態(tài)和人稱(chēng)多了點(diǎn)，但是內(nèi)容都點(diǎn)到了，表達(dá)也算通順，用的詞匯也都是挺簡(jiǎn)單的，不難懂。但是不是有點(diǎn)啰嗦？如果能簡(jiǎn)單一點(diǎn)，是不是更好？我們看看第二位應(yīng)聘者寫(xiě)的email：
Dear Mike,
How are you?
We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told.
Please give them some more time to re-check the price, because the material is different from the past orders. However, the material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! We’ll do production asap.
Thank you in advance!
Kind regards,
Tommy
?????????? 這封呢？我個(gè)人覺(jué)得比上一封號(hào)一點(diǎn)，畢竟主動(dòng)和被動(dòng)語(yǔ)態(tài)結(jié)合，“We”只出現(xiàn)了一次，不算太枯燥。內(nèi)容也稍微簡(jiǎn)單了一點(diǎn)，點(diǎn)到位了。最重要的是，他把purchase the raw material去掉了，直接用“We’ll do the production asap.”這樣更簡(jiǎn)潔，畢竟你要生產(chǎn)，能不采購(gòu)原材料么？所以這是廢話。缺點(diǎn)是，我個(gè)人感覺(jué)還是啰嗦了一點(diǎn)。
?????????? 我會(huì)這樣寫(xiě)：
Hi Mike,
Samples received and already passed to vendor. The material was PP, not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.
By the way, raw material increased these days, pls make a decision quickly to go ahead after price confirmed. We’ll arrange the mass production asap.
Thanks and best regards,
C
?????????? 幾句話點(diǎn)到主題，表達(dá)清楚就可以了。能用一句話表達(dá)的，千萬(wàn)不寫(xiě)兩句，省掉一切能省的廢話。寫(xiě)完以后其實(shí)可以讀一遍，看哪句話可以刪掉，哪句話可以換一種表達(dá)方式，少用第一人稱(chēng)，多用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)！等到你重新檢查的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)簡(jiǎn)單的不能再簡(jiǎn)單，沒(méi)詞可以刪了，那就點(diǎn)“發(fā)送”吧~~
只要做到“簡(jiǎn)潔”、“清楚”、“準(zhǔn)確”，這就是一封好的email了。
5）喜歡用奇奇怪怪的字體。很多人為了追求醒目，總喜歡用很夸張的字體，顏色，甚至放大，加粗，再用斜體等等，其實(shí)一眼看上去會(huì)讓人很不舒服。經(jīng)常跟老外寫(xiě)email的人會(huì)發(fā)現(xiàn)，客人很少會(huì)用奇怪的字體或者粗體，甚至全部大寫(xiě)來(lái)寫(xiě)郵件，除了少數(shù)的尼日利亞、非洲客人，我還真沒(méi)遇到過(guò)別的。歐美人一般比較常用的字體就是以下幾種：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字體的，但相對(duì)少一點(diǎn)。一部分臺(tái)灣和香港客人會(huì)用PMingLiU這種字體。至于顏色，一般都是黑色或者藍(lán)色，別在一封郵件里出現(xiàn)多種奇奇掛怪的顏色，像彩虹一樣，看著不舒服。
????????? 一般客人在郵件里特別加粗，或者大寫(xiě)，或者用紅色標(biāo)注的，肯定是特別強(qiáng)調(diào)的東西。比如有個(gè)客人的郵件如下：
Dear C,
Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.
Thanks.
Rio
??????????? 這就很明顯了，客人用大寫(xiě)的目的是為了提醒并強(qiáng)調(diào)，必須要周末前寄出！可能這封郵件很簡(jiǎn)單，你不太容易忽視，但是如果一封很長(zhǎng)的郵件，里面詳細(xì)確認(rèn)各種規(guī)格的時(shí)候，突然加了一句要你周末前寄樣品，是很容易被忽略的。
6）主動(dòng)語(yǔ)態(tài)用得太多。英文信函中，如果你仔細(xì)琢磨老外的行文方式，很少會(huì)充滿(mǎn)We，I之類(lèi)的人稱(chēng)的。相反要多用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。
????????? 比如說(shuō)，我們明天會(huì)寄你樣品。中國(guó)人喜歡說(shuō)We’ll send you the samples tomorrow. 這句話沒(méi)錯(cuò)，語(yǔ)法正確，意思清楚，但是老外就不喜歡這樣說(shuō)。他們通常會(huì)這樣寫(xiě)：Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，人稱(chēng)就沒(méi)有了。
7）經(jīng)常會(huì)問(wèn)一些毫無(wú)意義的話。比如Do you want our products？這句話被我列為最傻疑問(wèn)句排行榜第一名。如果客人說(shuō)No，你怎么回復(fù)？那就沒(méi)下文了哦。而且本身你是去推銷(xiāo)的，你希望客人感興趣，你要引起客人的興趣。但是這句話就大煞風(fēng)景，等于一下子就把客人逼到了絕路上，一定要說(shuō)是或者否。
?????????? 還有諸如Do you interested in our products? Are you sourcing for *****? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 這些都是毫無(wú)意義的話。
?????????? 開(kāi)發(fā)信還是要直接一點(diǎn)，告訴客人你是誰(shuí)，你做什么，你的優(yōu)勢(shì)在那里。只要清楚表述出這3點(diǎn)，就完全足夠了。其他的東西可以以后慢慢談。
8）喜歡用附件和圖片。附件和圖片并不是不好，但是第一次發(fā)開(kāi)發(fā)信的時(shí)候如果有附件或者插入了圖片，很容易被國(guó)外的服務(wù)器攔截的。很多人喜歡第一次聯(lián)系客人的時(shí)候就使用報(bào)價(jià)單，或者打包很多產(chǎn)品圖片，或者發(fā)電子樣本給客人，這樣的成功率并不高，不是被默認(rèn)為垃圾郵件，就是直接被客人刪了。只有一種情況除外，當(dāng)你收到一個(gè)新客人的詢(xún)價(jià)的時(shí)候，那你回復(fù)的時(shí)候，就可以插入報(bào)價(jià)單或者圖片了。
????? 第一次聯(lián)系客人的時(shí)候最好全文本，不要出現(xiàn)任何的圖片和附件。
????? 即使收到客人詢(xún)價(jià)后第一次報(bào)價(jià)，如果不是客人指定，盡量避免用excel或word附件，最好是直接在郵件里寫(xiě)明。我一般會(huì)這樣寫(xiě)：
Item: Solar lantern with soft handle?????????
Model No.: HBC-294847/KT
Description:……………..(把詳細(xì)的規(guī)格寫(xiě)清楚)
Package: color box
MOQ: 1,000pcs
Pcs/ctn: 20pcs/ctn
Ctn size: 50*40*60cm
GW/NW: 20kg/18kg
Q’ty/20′: ….pcs; Q’ty/40′: …pcs
Loading port: Shenzhen
Payment terms: T/T, L/C, D/P, etc.
Valid time: 60 days
FOB Shenzhen: USD2.39/pc
CIF Valencia: USD2.45/pc
????? 以上是我隨便寫(xiě)的，只是想說(shuō)明一點(diǎn)，報(bào)價(jià)單少用，盡量用文字描述清楚，然后在附件里添加一張500K以下的清楚圖片就可以了。這樣做的好處是，避免很多懶的客人不去點(diǎn)開(kāi)附件的word或excel報(bào)價(jià)單。其次防止客人把你的報(bào)價(jià)單隨便轉(zhuǎn)給別人套價(jià)格。如果客人要你報(bào)很多款產(chǎn)品，沒(méi)法全部在郵件里寫(xiě)清楚的時(shí)候，那就只能用word或excel做報(bào)價(jià)單了，但是最好在完成的時(shí)候用acrobat生成pdf格式，這樣就不容易改。因?yàn)楹芏嗬贤獗容^懶，你辛辛苦苦花了大半天時(shí)間做個(gè)完整的報(bào)價(jià)單給他，他只要?jiǎng)h掉其中price這欄，就會(huì)把它轉(zhuǎn)給別的供應(yīng)商報(bào)價(jià)。
9）喜歡插入U(xiǎn)RL鏈接。很多朋友在寫(xiě)開(kāi)發(fā)信的時(shí)候，總是會(huì)在內(nèi)容里加上自己公司的網(wǎng)址，或者在簽名的下面加上鏈接，這樣做，同樣有很大的概率被服務(wù)器攔截掉的！最好在客人回復(fù)后，第二次給他寫(xiě)郵件的時(shí)候插入這些就沒(méi)問(wèn)題了。
10）語(yǔ)氣過(guò)于生硬。其實(shí)郵件本身是比較死板的，在電腦面前閱讀那些冰冷的字眼，和面對(duì)面的交談或者電話溝通是完全不一樣的?？匆痪湓挕癙ls give me reply today.” 這句話如果面對(duì)面講，客人不會(huì)覺(jué)得有什么問(wèn)題，會(huì)很高興說(shuō)ok，或者no problem；如果電話里說(shuō)，也不會(huì)有大問(wèn)題；但如果放在郵件里，是不是略微生硬了一點(diǎn)點(diǎn)呢？如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑問(wèn)句，加上could, help這樣的字眼顯得十分委婉，但是又明確表達(dá)了你希望今天得到答復(fù)的準(zhǔn)確意愿。這樣不是更好么？
?????? 所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"這樣的話在郵件來(lái)往中是很普遍的。除非你和客人已經(jīng)非常熟了，偶爾客套一下即可，平常就可以不需要了。
所以在我看來(lái)，新手最容易犯的就是以上的10個(gè)錯(cuò)誤，當(dāng)然也不排除一些老業(yè)務(wù)員也有有1-2個(gè)問(wèn)題。朋友們可以自己對(duì)照一下，看這10個(gè)錯(cuò)誤中，有哪些是自己會(huì)經(jīng)常犯的，或者是沒(méi)有意識(shí)到的。如果某個(gè)朋友看了后發(fā)現(xiàn)自己一個(gè)問(wèn)題都不會(huì)有，那恭喜您了，這篇帖子不適合您，但是也請(qǐng)您有空的話在這里多指點(diǎn)一下大家，讓各位朋友也包括我多學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)。這些只是我個(gè)人的一點(diǎn)點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，自然希望大家的指正。
????? 呵呵，坦白說(shuō)，我以前的email寫(xiě)得并不好，后來(lái)有個(gè)比較熱心的老外指點(diǎn)過(guò)我一些，然后我開(kāi)始有意識(shí)地去模仿他們的行文方式和遣詞用句，盡管還是有這樣那樣的缺點(diǎn)，但比一開(kāi)始已經(jīng)好很多了。不怕大家笑話，我把我剛工作的時(shí)候?qū)懙拈_(kāi)發(fā)信給大家看看：
Dear Katherine:
This is C from DEF Co. Ltd. in Shenzhen. Very glad to write to you here! It’s my pleasure to be on service of you if possible!
Firstly, let me introduce my company in short. We’re ……….. (長(zhǎng)篇大論的公司介紹，寫(xiě)了整整兩大段，這邊就不貼了)
Our products are very popular in both global market and domestic market. Welcome to visit our company if you have time! We’ll arrange the car to pick you up from the airport. It’s convenient to our company, just 50 kilometers! Our goal is……(這邊是寫(xiě)公司的宗旨，什么質(zhì)量第一，服務(wù)優(yōu)良之類(lèi)的，總之都是些廢話)
Enclosed our price quotation sheet for your reference. Please check and find if some items meet your interest. If so, I’ll be happy to send you samples for evaluation! We sincerely hope to establish business relationship with your esteemed company! And I also hope to be your friend in private!
If any questions, please contact me freely! Thank you!
Looking forward to your early reply!
Yours sincerely,
C
DEF Co. Ltd.
****Road, ***city, ***province, China
Tel: ***
Fax: ***
Email: ***
Website: ***
????? 夠震撼吧？我現(xiàn)在自己看看都想笑。這就是學(xué)校里外貿(mào)函電學(xué)出來(lái)的東西呢，實(shí)際應(yīng)用中實(shí)在慘不忍睹，甚至還要教你在email的左上角寫(xiě)上公司名和公司地址、日期，我的媽呀，現(xiàn)在哪有老外這樣寫(xiě)的，只有以前用手寫(xiě)的時(shí)候貌似才有。
????? 接下來(lái)給大家分享一封老外寫(xiě)的email開(kāi)發(fā)信，大家看看：
Hey guy,
XYZ trading here, exporting LANTERNS with good quality and low price in US.
Call me, let’s talk details.
Rgds,
Rick
Cell phone: ***
????? 這是一個(gè)巴西的貿(mào)易公司寫(xiě)給陌生的美國(guó)公司的開(kāi)發(fā)信。別人也是做trading的，怎么就寫(xiě)的和我們不一樣呢？有些人會(huì)說(shuō)，哎呀，老外比較懶惰。沒(méi)錯(cuò)，很多老外是很懶，但是你明知道他很懶，你還長(zhǎng)篇大論的，你覺(jué)得這么懶的人會(huì)花時(shí)間仔細(xì)讀你的開(kāi)發(fā)信么？懶是一方面，這點(diǎn)沒(méi)錯(cuò)，老外通常沒(méi)有中國(guó)人勤奮，但是反過(guò)來(lái)看，他們往往是言簡(jiǎn)意賅，只說(shuō)最重要的話，一句廢話都沒(méi)有。因?yàn)樵谒麄兊奈幕?，時(shí)間很寶貴，不能耽誤自己的時(shí)間，也不要耽誤別人的時(shí)間。
????? 接下來(lái)我會(huì)分享自己的成功開(kāi)發(fā)信經(jīng)驗(yàn)，給大家share一個(gè)親身經(jīng)歷的案例，從開(kāi)發(fā)信到最后訂單確認(rèn)的全過(guò)程。
????? 我需要回家去仔細(xì)找一找以前的郵件，把來(lái)來(lái)回回的每一個(gè)回合都貼上來(lái)，供大家參考。
新的東西來(lái)了~ 這邊先談?wù)勔郧暗囊粋€(gè)德國(guó)客人給我的建議，我把他原文附上，但是名字和公司我刪掉了，其他一字不改，大家看看，至于我說(shuō)的那個(gè)案例，會(huì)陸陸續(xù)續(xù)放上來(lái)的！
Dear C,
As you mentioned last time, how to write a right email, pls find my reply as follows:
1) short
2) short
3) short again
4) delete all extra words
5) make everything clear
6) that’s ok, order comes, ah~
Have a nice day!
N
現(xiàn)在接著寫(xiě)，履行我的諾言，把以前成功的開(kāi)發(fā)信案例給大家分享：
????? 當(dāng)時(shí)的背景是，公司有個(gè)意大利客人要找一款鋁合金LED手電筒，款式比較特別，包裝是彩盒包裝，外加白色郵購(gòu)盒。老板讓我找工廠，我找了，公司也投了錢(qián)打了六個(gè)樣品，寄了3個(gè)給客人，很可惜，客人最終沒(méi)下單，剩下的3個(gè)樣品就一直在我手里。那時(shí)我就想，能不能把這3個(gè)樣品利用起來(lái)，開(kāi)發(fā)開(kāi)發(fā)別的客人看？如果別的客人有興趣，那我也有現(xiàn)成的樣品可以寄，只要客人能到付運(yùn)費(fèi)，我就免費(fèi)提供樣品。（當(dāng)時(shí)的心態(tài)很簡(jiǎn)單，只要新客人肯提供到付帳號(hào)的，我就會(huì)認(rèn)為這個(gè)客人很有誠(chéng)意，我們提供免費(fèi)的樣品，就有成交的希望了。一直到現(xiàn)在，我還是報(bào)有這個(gè)心態(tài)。）
????? 然后我開(kāi)始在google上搜索了，因?yàn)榭紤]到最早的意大利老客人指定這款產(chǎn)品，雖然沒(méi)做成，但說(shuō)明一點(diǎn)，這個(gè)產(chǎn)品的外形肯定是適合歐洲人品味的。所以我搜索的重心也是別的歐洲客人，大概花了一下午搜索和篩選，在google各個(gè)分站去看，比如.dk（google丹麥站），.uk（google英國(guó)站），.se（google瑞典站），.it（google意大利站），.fi（google芬蘭站）等等，去掉一些有網(wǎng)站沒(méi)郵箱的，再去掉一些小的零售商和大的進(jìn)口商，我最終把目標(biāo)鎖定在6個(gè)歐洲進(jìn)口商身上。他們都是不大的客人，因?yàn)榫W(wǎng)站上可以看到他們的公司簡(jiǎn)介和郵箱，而且他們都是做禮品促銷(xiāo)品的，再加上他們的網(wǎng)站上都有類(lèi)似的手電筒，其中兩個(gè)意大利的，一個(gè)英國(guó)的，一個(gè)瑞士的，一個(gè)波蘭的，還有一個(gè)瑞典的。目標(biāo)客戶(hù)一但鎖定，接下來(lái)就是開(kāi)發(fā)信了。
????? 因?yàn)槲沂怯刑囟óa(chǎn)品要推銷(xiāo)的，所以開(kāi)發(fā)信就寫(xiě)的很有針對(duì)性。因?yàn)檫@6個(gè)進(jìn)口商的網(wǎng)站上都是有姓名和email的，所以我分別寫(xiě)的6個(gè)人，除了名字不一樣，內(nèi)容完全一樣。
Hi Kelvin,
Glad to hear that you’re on the market for flashlight and other promotional items.
This is C from *** Ltd in China. We specialized in flashlights and premiums for 10 years, with the customers of Coca-Cola, Craft, Pepsi, etc., and hope to find a way to cooperate with you!
Please find the pictures with models and different packaging in attachment. An American guy purchased this model in BIG quantity last year. I would like to try now, if it’s suitable for Europe.
FREE SAMPLES can be sent on request. Call me, let’s talk more!
Thanks and best regards,
C
*** Ltd
Tel: ***
Fax: ***
Mail: ***
????? 當(dāng)時(shí)一共寫(xiě)給6個(gè)不同的客人這樣一封開(kāi)發(fā)信，內(nèi)容完全一樣，只是對(duì)方姓名不同。所謂的某美國(guó)客人下過(guò)大單，完全是編的，只是給客人一個(gè)感覺(jué)，美國(guó)佬很喜歡這款產(chǎn)品，下過(guò)很大的訂單哦，你們看看，是不是歐洲市場(chǎng)也能賣(mài)一點(diǎn)？最后一句“Call me, let’s talk more”是我故意這樣寫(xiě)的，因?yàn)楹苌儆锌腿藭?huì)打電話給一個(gè)陌生人，但是這句話寫(xiě)上去讓人感覺(jué)會(huì)大大不一樣，首先就是這個(gè)人很有自信，其次就是他是有誠(chéng)意的，不是群發(fā)的郵件。這6個(gè)人里面有4個(gè)是沒(méi)回的，有一個(gè)回了一句“thank you, not this time. bye.”，剩下的最后一個(gè)瑞典客人回復(fù)了，就是這個(gè)Kelvin。他的郵件如下：
Looks nice! What about the price?
????? 就一句話，沒(méi)有抬頭，沒(méi)有落款，語(yǔ)氣貌似也很不客氣，是吧？
當(dāng)時(shí)只有這個(gè)瑞典客人Kelvin有回復(fù)，但是也是不太客氣的一句話：Looks nice! What about the price?
????? 盡管回復(fù)了，但并不是一個(gè)很好的現(xiàn)象，因?yàn)榭腿说泥]件讓我揣測(cè)到，他并不是特別感興趣，很可能只是隨口一問(wèn)。但不管怎么樣，總算是個(gè)不算太好的好消息，需要研究一下，看能不能進(jìn)展下去。
????? 我當(dāng)時(shí)的回復(fù)如下：
Hi Kelvin,
So pleased to get your prompt reply! Regarding this model, pls find the details with offer as follows:
Model: Promotional 14 LED aluminum flashlight w/gift box
Item No.: *** (涉及到以前的公司，不方便透露)
Bulb: 14*white LEDs
Luminosity: more than 15,000MCD
Size: 39mm(dia of head)*102mm(length)*37mm(dia of end)
Weight: 95g (w/o batteries); 115g(w/batteries)
Color: all accepted, pls give us PANTONE code
Photo: pls find the details in attachment (我提供了3張圖片在附件)
Logo: silk printing or heat transfer printing
Logo charge: FREE
Operating battery: 3*AAA battery (NOT INCLUDED)
Packaging: 1pc/polybag/gift box/white mail order box
Pcs/ctn: 100pcs/ctn
Ctn size: 75*40*65cm
GW/NW: 12kg/11kg
Q’ty/20′FCL: 14,000pcs; Q’ty/40′FCL: 28,000pcs
Payment terms: T/T(with 30% deposit); L/C at sight
Loading port: Shanghai/Ningbo
Sample charge: FREE
Sample lead time: 1-3 days
Order lead time: 30-35 days
FOB price: EUR2.20/pc
Please kindly check and revert at your earlist! Free samples will be sent on request.
Comments please, any questions will be appreciated!
Best regards,
C
那一陣子人民幣升值很厲害，美元又略微貶值，大家都比較恐慌，而歐元那陣子正好也在穩(wěn)步升值，甚至兌人民幣都出現(xiàn)1：12，所以大部分貿(mào)易公司都盡量對(duì)歐洲客人尋求歐元報(bào)價(jià)，以規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，我也是如此。后來(lái)幾個(gè)月以后歐元大跌，比美元還不如，這就不是我們能預(yù)見(jiàn)到的了。還好我當(dāng)時(shí)收匯進(jìn)來(lái)，一直到結(jié)匯，歐元都在一個(gè)最高關(guān)頭，運(yùn)氣算是不錯(cuò)了。
我不喜歡加附件報(bào)價(jià)單，喜歡把所有的信息都放在郵件里面寫(xiě)清楚。那時(shí)因?yàn)榭紤]到很多客人可能比較懶，懶得去打開(kāi)附件的word或excel，所以?xún)H僅在附件里添加了幾張圖片，包括產(chǎn)品單獨(dú)的圖片，帶包裝的圖片，還有一張效果圖，上面標(biāo)注上尺寸重量之類(lèi)的重要信息?。?！
??? 這封郵件其實(shí)比較簡(jiǎn)單，就是圍繞價(jià)格的，我故意突出免費(fèi)樣品，和最后的報(bào)價(jià)，特意用紅色標(biāo)注在郵件里，就是特意強(qiáng)調(diào)給客人看的。盡管這個(gè)價(jià)格我報(bào)得并不便宜，但是我前面的描述里也指出了，亮度是15,000MCD，而當(dāng)時(shí)同類(lèi)的在歐洲賣(mài)的手電筒，一般都在11,000MCD左右。更何況我用的是禮盒包裝，外加白色郵購(gòu)盒，這一來(lái)就明確地突出了自己的產(chǎn)品定位，就是中高端市場(chǎng)，所以這個(gè)價(jià)格應(yīng)該也是可以沖一下的，看看客人反應(yīng)再說(shuō)。。。
該回的都回完了，我接著寫(xiě)~~
??? 這封郵件發(fā)出去后，等了整整五天，等得我都絕望了，也沒(méi)想好是不是要繼續(xù)跟進(jìn)一下的時(shí)候，客人的郵件終于千呼萬(wàn)喚始出來(lái)，還是簡(jiǎn)單的一句話，但是終于有了個(gè)抬頭，也讓我多燒感覺(jué)到有點(diǎn)欣慰。
Dear C,
I’m sure your product holds high quality, but the price was too high as well. Maybe next time.
Rgds,
Kelvin
??? 看來(lái)是價(jià)格的問(wèn)題，也有可能是客人隨口以?xún)r(jià)格為理由的委婉拒絕。不管怎么樣，既然客人有反應(yīng)，自然要跟下去了。我接著回復(fù)：
Hi Kelvin,
Thank you so much for your kind mail!
Sure, our models with top quality, and think all of them meet the quality level in your local market! If the price is not suitable in your price range, could you pls accept to do a little change? The price will be reduced 3%. That is, EUR2.13/pc.
Looking forward to your early reply. Thanks.
Kind regards,
C
??? 告訴客人，如果價(jià)格和您的價(jià)格范圍是有差距的，我們可以略作改動(dòng)，價(jià)格可以下調(diào)3個(gè)點(diǎn)，希望可以有機(jī)會(huì)合作。這里我故意不說(shuō)明白，具體怎么改動(dòng)，從而節(jié)約成本，這是故意留的一個(gè)陷阱，也可以說(shuō)是懸念，就是為了吊起客人的胃口，讓他主動(dòng)來(lái)問(wèn)我。我當(dāng)時(shí)的目的就是希望能和客人多互動(dòng)交流，來(lái)來(lái)往往的郵件越多，最終拿下訂單的可能性就越大。果然，客人很快就回了：
C,
What change is ok? Will it effect the quality?
Kelvin
??? 這表明客人的興趣在增加，否則他不會(huì)仔細(xì)去問(wèn)具體的改動(dòng)在哪里。而且他提到質(zhì)量的問(wèn)題，很明顯客人對(duì)品質(zhì)要求很高，不希望因?yàn)閮r(jià)格的因素而降低品質(zhì)?？磥?lái)有戲，客人還是在我設(shè)定好的圈子里打轉(zhuǎn)。我連忙回復(fù)：
Dear Kelvin,
Pls don’t worry about the quality. Price is important, but quality counts for much more!
Here is just a little change, the original length of the flashlight is 102mm, and now we just make it short, 89mm instead! And then, the total cost will be reduced 3% because of the material saved!
All the luminosity and the body look the same! I think it’s workable for both of us. Any comments?
Best regards,
C
??? 現(xiàn)在告訴客人，其他都不會(huì)改動(dòng)，也不會(huì)影響質(zhì)量，只是把電筒的長(zhǎng)度稍微做短一點(diǎn)點(diǎn)，價(jià)格降3個(gè)點(diǎn)下來(lái)。接著客人沒(méi)了消息，一直到兩天以后，才有新的郵件過(guò)來(lái)，這次是真正的好消息?。?！
C,
Pls give me back C&F air Stockholm.
Kelvin
??? 客人這回明確指出需要報(bào)C&F的價(jià)格，而且是空運(yùn)到斯德哥爾摩的！
現(xiàn)在再接著寫(xiě)瑞典客人的這個(gè)案例。（不好意思，有位朋友不喜歡紫色，覺(jué)得刺眼，我現(xiàn)在就換用綠色了。）
??? 上個(gè)回合我提出把尺寸做短，價(jià)格降3個(gè)點(diǎn)下來(lái)，客人兩天后回復(fù)，要求我報(bào)C&F空運(yùn)價(jià)格。第二天我連忙問(wèn)幾家貨代詢(xún)價(jià)，比了比價(jià)格后，決定給客人回復(fù)了：
Hi Kelvin,
Already checked the freight cost with forwarder, and was informed the air freight from Shanghai to Stockholm would be EUR2.9/kg. That is, EUR0.35/pc will be added on the basic price.
Therefore, the C&F cost is EUR2.13+EUR0.35=EUR2.48/pc.
Please confirm the above details, and I’ll send you the proforma invoice.
Looking forward to your reply!
Thanks and best regards,
C
?? 等了一天，客人沒(méi)回，兩天，還是沒(méi)回，三天，還是沒(méi)回。第四天我等不住了，又跟了封郵件。
Dear Kelvin,
Sorry to trouble you again. Because the busy order season is coming, pls confirm the details soon.
We need to arrange the mass production asap, to keep the delivery on time!
Thanks.
Kind regards,
C
??? 客人依然無(wú)消息。我忍不住了，打了電話過(guò)去，客人終于說(shuō)，他最近比較忙，會(huì)盡快回我的，然后就掛了。過(guò)了10分鐘，郵件就來(lái)了?？磥?lái)電話還是有用的。
Dear C,
Try the price on EUR2.20, you may consider it as an order.
Rgds,
Kelvin
??? 這個(gè)價(jià)格挺狠的，幾乎是我的底價(jià)，也就是說(shuō)，答應(yīng)了，就差不多沒(méi)錢(qián)賺了。我只好回復(fù)：
Sorry Kelvin,
Please consider more about the quality, would you like to evaluate the sample in advance? And we can talk about price later. Okay?
C
??? 客人回復(fù)：
Dear C,
No, pretty urgent. Just photos enough. Pls do it on EUR2.25, I pursuade customer give me order.
Best,
Kelvin
??? 這封郵件讓我看到了曙光，客人居然主動(dòng)愿意加5分錢(qián)？奇怪了，難道訂單真的很急？我當(dāng)時(shí)的想法是，客人其實(shí)已經(jīng)拿下訂單了，但是希望談一個(gè)好價(jià)格，所以在跟我磨。我接著回復(fù)：
Dear kelvin,
Thank you for your kind mail! But unfortunately, this price also unworkable for us.
I sincerely hope to have business with you, pls realize our position. 2 suggestions as below:
1) everything keep the same, EUR2.45/pc, C&F air Stockholm
2) everything keep the same, EUR2.60/pc, with 3*AAA battery, C&F air Stockholm
Comments, please. Thank you!
Rgds,
C
??? 這時(shí)為了繞開(kāi)價(jià)格，就給客人兩套方案，因?yàn)樗?.25，而我前面報(bào)2.48，這樣就只能先降一點(diǎn)點(diǎn)，給他EUR2.45/pc的價(jià)格；同時(shí)給出另一套方案，配上3節(jié)7號(hào)電池，EUR2.60/pc，看看他的反應(yīng)。客人回復(fù)了：
Hey C,
Good idea to put the batteries together. The price would be reduced to EUR2.53/pc, my customer will confirm the order, 20,000pcs.
Sincerely,
Kelvin
??? 很明顯，他對(duì)配上電池興趣很大，但是價(jià)格還是接著砍。但是我前面的郵件里故意拖了個(gè)尾巴，就是不說(shuō)明用什么樣的電池，雖然說(shuō)AAA（中文是7號(hào)電池）但并沒(méi)有說(shuō)明是堿性還是碳性，價(jià)格差別可是相當(dāng)大哦。碳性的只要2毛人民幣，堿性要5毛多，相差1.5倍呢。如果這個(gè)時(shí)候同意客人目標(biāo)價(jià)，用碳性電池，EUR0.08相當(dāng)于1.2人民幣呢（電池有退稅哦），反而在電池上又賺了100%。我連忙回復(fù)：
Dear Kelvin,
Great! My boss finally confirmed your target price. You’re a so good negotiator!!!
Please find our PI in attachment, and sign by return today. Also pls arrange the wire transfer of 30% deposit soon!
Thank you!
Kind regards,
C
??? 既然同意他目標(biāo)價(jià)，PI不等他問(wèn)，就第一時(shí)間發(fā)過(guò)去，讓他沒(méi)有借口不簽。因?yàn)槟繕?biāo)價(jià)是你給的，我同意了，那等于合同就生效了。呵呵，PI里面我就注明了3*AAA super heavy duty battery included，意思就是包含3節(jié)碳性電池，付款方式是TT（with 30% deposit），交期訂40天，附件里還加了我們的銀行信息。
??? 結(jié)果一連等了一個(gè)禮拜，客人都沒(méi)有回復(fù)，如石沉大海一般。
后面呢？
