寫出一封郵件并不難，寫好一封郵件卻很難，相信做外貿(mào)的朋友，對此都深有體會。具體難在哪里，各有各的“血淚史”。從我這些年收到的學(xué)員反饋來看，病癥千奇百怪，但歸結(jié)到最后還是：拿不到訂單。
因?yàn)橐黄恼铝_納所有不太可能，今天就結(jié)合一些高頻“坑點(diǎn)”，分享下郵件中常見的邏輯漏洞和細(xì)節(jié)處理。雖然不一定能讓你的郵件無懈可擊，但把你的郵件拉升幾個(gè)檔次，少吃點(diǎn)虧還是綽綽有余的。
一、郵件未成，邏輯先行
首先從“思維邏輯”開始，因?yàn)檫@是你郵件成型的必要條件。如果在寫郵件之前，腦子里沒有一個(gè)清晰的結(jié)構(gòu)框架，那憑意識流寫出來的東西，水平怎么樣是可想而知的。
一般的郵件，不管是開發(fā)信還是其他，都是三段式，最多不超過四段。
大家可以回憶一下自己寫的郵件，如果超過這個(gè)段落數(shù)，你就要重新理一理自己的邏輯了。是否過于啰嗦，重點(diǎn)模糊？是否層次不明了，讓人沒有閱讀欲？你要知道，外國客戶通常只會花3-4秒鐘掃一封郵件。如果超過這個(gè)時(shí)間成本，那你的郵件十之八九進(jìn)垃圾箱。這不是在唬人，可以具體來看一個(gè)案例：
這樣的外貿(mào)郵件，讓你的訂單翻倍！
這是我真實(shí)收到過的一封開發(fā)信，大家覺得如何？
首先一眼看上去，感覺就是長。
根據(jù)我說的3段式要求，這肯定超了。
那有沒有必要寫這么長呢？這里面的信息都是必不可少的嗎？
顯然不是，不然我不會提“3段式”這么明確的標(biāo)準(zhǔn)。
就比如“Maybe now you have regular business partner. If so, please leave my message in your email box. Maybe someday it will be useful.”這段。
有存在的意義嗎？
客戶如果真想刪掉你的郵箱，你這句話能阻止嗎？
所以結(jié)構(gòu)上多出來這么一段，完全是邏輯上的混亂。
另外公司介紹的部分也很多余。
如果不是知名企業(yè)，比如世界五百強(qiáng)這種等級，客戶是沒興趣了解的。
當(dāng)然，這封郵件還有其他問題，考慮到是行文結(jié)構(gòu)方面的分析，就不再多說了。
另外，除了框架結(jié)構(gòu)上需要緊湊清晰的邏輯作支撐，還有一點(diǎn)需要注意的是郵件中是否存在漏洞。
既避免踩對方的陷阱，也不要自己挖坑自己跳。
除了要做到滴水不漏，最重要的還是“嚴(yán)謹(jǐn)”。
比如我有個(gè)朋友曾經(jīng)就遇到過這樣一個(gè)問題：
工廠方面的原因，他已經(jīng)第二次向客戶申請延期交貨了，然后客戶發(fā)來一句
“We cannot afford any further delay."
這句話是什么意思呢？
其實(shí)存在歧義，既可以理解為：你這次延期我接受，但是下次不可以了；
也可以理解為：我過去已經(jīng)同意你延期了，這次就不行了。
這大概率是客戶留下的“陷阱”，如果東西當(dāng)時(shí)在市場上賣得不錯(cuò)，你延期發(fā)貨可能什么事都沒有。
但如果行情不行，也有可能你快要準(zhǔn)備安排出貨了，客人突然通知你“這批貨不要了，因?yàn)槟阊悠谖覜]有辦法搞促銷?！?/span>
萬一遇到這種情況你是有理說不清的，因?yàn)榻忉寵?quán)在對方手里，你很被動。
所以需要把這種可能扼殺在源頭。
你完全可以以第一種理解做回復(fù)：
首先感謝諒解，再請求對方確認(rèn)并通過一下新的ETD。
只有這樣做，才能完全避坑。
二、細(xì)節(jié)永遠(yuǎn)是加分項(xiàng)
如果邏輯結(jié)構(gòu)上沒什么問題，那就可以考慮怎么讓郵件更完美精致了。
一封完美的郵件，在細(xì)節(jié)上肯定是面面俱到的，而“細(xì)節(jié)”又常常是被大家忽略的，所以接下來談?wù)勔恍┝闼榈杏玫摹凹?xì)節(jié)”。
1、字體
這可能對很多人來說太多余了，認(rèn)為這完全不重要。
我說過，細(xì)節(jié)是錦上添花的東西，你沒有不見得就搞砸事情，但有了肯定加分。
就像郵件的字體，它不會影響文本的理解，但絕對影響閱讀的體驗(yàn)。
如果能采用讓客戶舒適的字體，也能讓你的郵件搏得幾分好感。
我對商務(wù)郵件字體的意見是：
不要使用奇怪的或者特殊的字體，盡量用常規(guī)字體。
英文郵件千萬不要使用“宋體”。
大小基本選11號或12號就可以了。
2、標(biāo)點(diǎn)
標(biāo)點(diǎn)符號其實(shí)還蠻重要，有時(shí)候跟語氣、句意都有關(guān)系。
比如不要使用太多感嘆號，句子寫完一定要加句號，英文標(biāo)點(diǎn)符號后面必須空一格再繼續(xù)。
3、郵件的語氣
提到語氣，可能有的人就下意識覺得要怎么委婉怎么來，事實(shí)上也未必。
這其實(shí)是根據(jù)你自己的職位、對方的職位，或者你們之間的熟悉程度來斟酌敲定的。
但有一些表達(dá)方式，不管是什么關(guān)系，都不建議使用，很容易冒犯到別人。
比如“Regarding this point, my understanding is...”這種說法就有全盤否定對方的意思，非常不禮貌，
如果改成“In my opinion, ..., is it correct?”就更為妥當(dāng)些。
4、簽名
郵件里插入簽名其實(shí)還挺重要的，因?yàn)猷]件這種交流方式的及時(shí)性并不那么強(qiáng)。
如果客戶有緊急的事情找你，卻沒有你其他的聯(lián)系方式，那你很可能就失去一個(gè)潛在的機(jī)會。
不要覺得這不可能，因?yàn)槲艺鎸?shí)遇到過。
簽名一般是由你的名字、職位、電話號碼、公司全稱、地址等要素構(gòu)成，大家做的時(shí)候盡量全面一些。
好了，關(guān)于郵件邏輯和細(xì)節(jié)的分享先到這里，希望大家能夠?qū)φ兆约旱泥]件查漏補(bǔ)缺。
最后祝大家都能寫出優(yōu)秀的郵件，拿到更多的訂單！
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