（一）發(fā)送郵箱選擇
在向客戶發(fā)送開(kāi)發(fā)信時(shí)，首先要確定所使用的郵箱。類似163、126、新浪、搜狐等郵箱盡量避免使用，很容易被國(guó)外客人的郵件服務(wù)器辨別為垃圾郵箱，直接退回或刪除。所以應(yīng)該盡量使用本企業(yè)的郵箱發(fā)送。
?。ǘ┐_定郵件主題
一個(gè)好的開(kāi)發(fā)信主題對(duì)其回復(fù)率來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。好的主題建立在對(duì)客戶信息充分了解的基礎(chǔ)上。以泰普為例，假設(shè)通過(guò)前期準(zhǔn)備工作知道潛在客戶為ABC Co.， Ltd，可以有以下幾種主題的寫(xiě)法： 1. 將對(duì)方公司的名稱作為主題。比如For/To ABC Co.， Ltd.
2. 將對(duì)方公司的標(biāo)語(yǔ)、核心價(jià)值等信息作為主題。比如emerson bearing公司的標(biāo)語(yǔ)：Providing Market and Industry Specific Solutions for Bearing Needs Worldwide。客戶看到這個(gè)標(biāo)題很熟悉，就會(huì)打開(kāi)郵件。
3. 將對(duì)方所需要產(chǎn)品的名稱作為主題。比如：Tape Roller Bearings from China。
4. 將公司的主要優(yōu)勢(shì)作為主題。比如泰普的優(yōu)勢(shì)在于其是中國(guó)VBF軸承知識(shí)產(chǎn)權(quán)的唯一合法權(quán)利人，可以將China VBF sole intellectual property Rightful claimant作為主題。
5. 將公司的報(bào)價(jià)作為主題。比如USDXXXX Roller Bearings from Top Machinery & Equipment（Zhengzhou） Ltd，或者Quotation about Roller Bearings for ABC Co.， Ltd.
6. 在主題前加RE：，這種做法有利有弊。好處在于可以引導(dǎo)客戶打開(kāi)郵件。弊端在于如果客戶發(fā)現(xiàn)從未與泰普聯(lián)系，有被欺騙的感覺(jué)。
（三）信函正文
信如其人，開(kāi)發(fā)信內(nèi)容給客戶帶來(lái)的第一印象非常重要。第一印象好，客戶才會(huì)在眾多供應(yīng)商中選擇泰普。因此開(kāi)發(fā)信一定要精益求精。為了做到這一要求，開(kāi)發(fā)信的正文需要注意以下三個(gè)方面。
1.字體。郵件客戶端中有多種字體可以選擇，比如Times New Roman、Arial、Comic等，一般盡量不用Comic，因?yàn)槠淇雌饋?lái)很像廣告。各種網(wǎng)頁(yè)編輯部普遍推薦Arial，字體大小范圍10-12，如果信件內(nèi)容較多，字號(hào)可以相應(yīng)改小。如果需要強(qiáng)調(diào)某些事情，可以加粗或加下劃線，但最好不要改用其他顏色。
2.內(nèi)容。開(kāi)發(fā)信正文一般分開(kāi)頭句、主體和結(jié)尾句三部分，以下分別從這三個(gè)方面進(jìn)行說(shuō)明：
開(kāi)頭句：有些業(yè)務(wù)員經(jīng)常在開(kāi)發(fā)信的開(kāi)頭這樣寫(xiě)：We have obtained your name from the internet?；蛘遅e know your company from alibaba.com。這句話經(jīng)常出現(xiàn)在《外貿(mào)函電》課本中，但在實(shí)際的業(yè)務(wù)中，這種寫(xiě)法并不適合。如果郵件主題使用的是上述第六種方法的話，這句話就與主題前后矛盾?？梢該Q成：We're glad to hear that you are in the market for Auto Bearings，給客戶以熟悉的印象，可能在某個(gè)交易會(huì)上見(jiàn)過(guò)面。客戶的網(wǎng)站也可以作為切入點(diǎn)，比如：With reference to your website， we found that you are in the market for Roller Bearings。
主體：開(kāi)發(fā)信的主體部分應(yīng)該盡量體現(xiàn)公司的優(yōu)勢(shì)。只有突出優(yōu)勢(shì)，才會(huì)吸引客戶。優(yōu)勢(shì)包括產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)、價(jià)格優(yōu)勢(shì)、服務(wù)優(yōu)勢(shì)等。比如：①We specialize in this field for 10 years， with the strength of Tape Roller Bearings。② We are Chinese VBF sole intellectual property Rightful claimant。很多業(yè)務(wù)員經(jīng)常會(huì)把企業(yè)通過(guò)的ISO9001之類的認(rèn)證作為介紹重點(diǎn)，其實(shí)國(guó)外客戶更看重的是有沒(méi)有被大客戶驗(yàn)廠。比如BSCI、Disney、Wal-
mart、Home Depot、Nike、Coca-Cola、Carrefour等?？梢詫?xiě)成：①We already passed the factory audit from BSCI。②We're the supplier of Wal-mart。
結(jié)尾句：在開(kāi)發(fā)信結(jié)尾部分，如果是尺寸小、重量輕的軸承，可以告訴客戶：Free samples will be sent to you if you are interested。 對(duì)于尺寸大、較重的軸承，可以用：Samples will be sent to you but the cost is for your account。最后關(guān)于結(jié)尾敬語(yǔ)，《外貿(mào)函電》教材中一般用Yours truly、Yours Faithfully，但實(shí)際業(yè)務(wù)中一般使用Best regards或Best wishes。
3.避開(kāi)SPAM 過(guò)濾詞。每個(gè)郵件服務(wù)器運(yùn)營(yíng)商都預(yù)設(shè)有spam keywords list，而且國(guó)外郵件服務(wù)器運(yùn)營(yíng)商在攔截垃圾郵件的力度上要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)國(guó)內(nèi)的郵件服務(wù)器運(yùn)營(yíng)商。為了防止郵件被反垃圾郵件系統(tǒng)攔截，因此在撰寫(xiě)開(kāi)發(fā)信正文時(shí)還需注意信件中的詞語(yǔ)，盡量避免使用以下這些SPAM高頻詞：Free、Discount、Opportunity、Winner、Cheap、Deal、Debt、Income、Loan、Money、Price、Rate、Profit等。
4.注意個(gè)別詞語(yǔ)的用法。比如“產(chǎn)品”這個(gè)詞，有多個(gè)單詞可以表達(dá)：Products、Goods、Commodities、Items等，在開(kāi)發(fā)信主體部分盡量不用通篇只使用一個(gè)單詞。很多郵件里喜歡用very來(lái)表示程度。比如These products are very good，The price is very cheap，We are very glad to receive your mail。一封信中出現(xiàn)了不止一次。可以將其換成pretty、 extremely、 highly等。
