每一種運輸形式都要承運人負(fù)責(zé)說清楚每一個步驟。如果中途出現(xiàn)問題也要及時通知發(fā)收貨雙方。海運出口運輸（大連到紐約海運為例）工作，在以CIF或CFR條件成交，由賣方安排運輸時，其工作程序如下：
審核信用證中的裝運條款：為使出運工作順利進(jìn)行，在收到信用證后，必須審核證中有關(guān)的裝運條款，如裝運期，結(jié)匯期，裝運港，目的港，是否能轉(zhuǎn)運或分批裝運以及是否指定船公司，船名，船籍和船級等，有的來證要求提供各種證明，如航線證明書，船籍證等，對這些條款和規(guī)定，應(yīng)根據(jù)我國政策，國際慣例，要求是否合理和或是否能辦到等來考慮接受或提出修改要求。
備貨報驗：就是根據(jù)出口成交合同及信用證中有關(guān)貨物的品種，規(guī)格，數(shù)量，包裝等的規(guī)定，按時，按質(zhì)，按量地準(zhǔn)備好應(yīng)交的出口貨物，并做好申請報驗和領(lǐng)證工作。冷藏貨要做好降溫工作，以保證裝船時符合規(guī)定溫度要求。在我國，凡列入商檢機構(gòu)規(guī)定的“種類表”中的商品以及根據(jù)信用證，貿(mào)易合同規(guī)定由商檢機構(gòu)出具證書的商品，均需在出口報關(guān)前，填寫“出口檢驗申請書”申請商檢。例如天津到薩凡納海運，有的出口商品需鑒定重量，有的需進(jìn)行動植物檢疫或衛(wèi)生，安全檢驗的，都要事先辦妥，取得合格的檢驗證書。做好出運前的準(zhǔn)備工作，貨證都已齊全，即可辦理托運工作。
托運訂艙：編制出口托運單，即可向貨運代理辦理委托訂艙手續(xù)。貨運代理根據(jù)貨主的具體要求按航線分類整理后，及時向船公司或其代理訂艙。貨主也可直接向船公司或其代理訂艙。當(dāng)船公司或其代理簽出裝貨單，定艙工作即告完成，就意味著托運人和承運人之間的運輸合同已經(jīng)締結(jié)。
保險：貨物訂妥艙位后，屬賣方保險的，即可辦理貨物運輸險的投保手續(xù)。保險金額通常是以的CIF價加成投保(加成數(shù)根據(jù)買賣雙方約定，如未約定，則一般加10%投保)。胡志明到紐約海運這樣的長距離運輸，很難要求承運人保證沿途安全。這個時候還是選擇適當(dāng)金額的保險更有利于減少損失。
