貨代的操作流程
1.接到托單：1).首先確認(rèn)船期，目的港，訂艙公司&船公司
2).確認(rèn)到付OR 預(yù)付，預(yù)付在FILE COVER上必須注明船公司OR訂艙公司名稱。
到付有的需要確認(rèn)目的港高收（需書(shū)面確認(rèn)）.預(yù)付和到付的托單必須寫(xiě)清運(yùn)價(jià)后向訂艙公司訂艙.(如和船公司有約號(hào)的,或者是代客戶做箱報(bào)關(guān)的不需要寫(xiě)清運(yùn)費(fèi).)
3).確認(rèn)內(nèi)裝OR門到門（內(nèi)裝發(fā)進(jìn)倉(cāng)通知，門到門發(fā)工作聯(lián)系單）
4).托單輸入完畢后必須自行檢查，如無(wú)誤再打印配艙回單訂艙。
5),托單傳給訂艙公司后,請(qǐng)速和訂艙公司確認(rèn)是否收到.
2.訂完艙取回配艙回單（應(yīng)實(shí)際情況而定,），詢問(wèn)船公司&定艙公司中轉(zhuǎn)港（如訂艙貨代公司訂艙需請(qǐng)他們書(shū)面回復(fù)）。
(待船公司和同行配好艙,先上網(wǎng)查開(kāi)港信息,以免船早開(kāi)或者晚開(kāi),然后再聯(lián)系客戶做箱時(shí)間,以免造成落箱費(fèi).)
(美國(guó)線:因美國(guó)線有AMS截止時(shí)間,所以要在規(guī)定時(shí)間提供AMS資料,因此,只要和客戶確認(rèn)好貨物一定出運(yùn),就可以安排先提箱.)
3.做箱： 1).門到門：確認(rèn)客戶貨物何時(shí)能好，能否走原定的船期（確認(rèn)箱型，做箱時(shí)間，地址，聯(lián)系人）確認(rèn)無(wú)誤再通知車隊(duì)做箱。有何處更改及時(shí)通知車隊(duì)，以免放空。
2).內(nèi)裝：與客戶確認(rèn)貨物何時(shí)能到指定的倉(cāng)庫(kù)再讓車隊(duì)放箱。避免臨時(shí)退關(guān)而產(chǎn)生的放箱費(fèi)。
3).內(nèi)裝必須做到進(jìn)港前讓車隊(duì)先將箱單傳真我司，仔細(xì)核對(duì)無(wú)誤后再通知進(jìn)港。
（核對(duì)：船名/航次/關(guān)單號(hào)/箱封號(hào)/目的港/中轉(zhuǎn)港/件數(shù)/毛重/立方及箱型）
門到門盡量做到先傳箱單后進(jìn)港。（為了避免錯(cuò)單的產(chǎn)生及其他問(wèn)題的產(chǎn)生）
(如果客戶訂艙的數(shù)據(jù)是正確的,必須請(qǐng)車隊(duì)填好箱單再去廠里裝箱.)
4)每票貨和車隊(duì)做箱前,必須問(wèn)有關(guān)銷售門/門的費(fèi)用是否同時(shí)要和車隊(duì)確認(rèn).
5).有了箱號(hào)及時(shí)報(bào)給報(bào)關(guān)行以便盡早報(bào)關(guān)。
(洋山港貨的請(qǐng)注意:先報(bào)關(guān)后進(jìn)港.箱號(hào)和報(bào)關(guān)數(shù)據(jù)必須正確,否則將造成不能上船,并且洋山港的貨如果查驗(yàn)的話,箱子不能進(jìn)港,要先問(wèn)報(bào)關(guān)員落箱的地點(diǎn),按報(bào)關(guān)員的通知落箱到指定查驗(yàn)點(diǎn).)
4.操作的同時(shí)確認(rèn)客戶報(bào)關(guān)資料何時(shí)到達(dá)我司，報(bào)關(guān)單到后確認(rèn)數(shù)據(jù)，品名與配艙回單是否一致并且確認(rèn)好艙單信息再送報(bào)關(guān)行。(如果客戶報(bào)關(guān)有手冊(cè)的,報(bào)好關(guān)后立刻取回,并問(wèn)清客戶是否要退還客戶)
5.一旦有了船名航次關(guān)單號(hào)，發(fā)提單確認(rèn)件給客戶確認(rèn)(注意:我們訂艙的貨代公司如果在提單確認(rèn)上有費(fèi)用明細(xì),務(wù)必搽掉費(fèi)用后再傳客戶確認(rèn),所有費(fèi)用不能由操作傳給客戶,費(fèi)用必須是公司的銷售才能和客戶確認(rèn)相關(guān)費(fèi)用)。在船開(kāi)前一到兩天向訂艙公司OR船公司索取提單確認(rèn)，確認(rèn)無(wú)誤后通知訂艙公司OR船公司出提單。
6.船開(kāi)前一天確認(rèn)箱子是否上船，如無(wú)放關(guān)信息應(yīng)及時(shí)處理或反饋給領(lǐng)導(dǎo),以免落箱。
(如果船晚開(kāi)的,問(wèn)清銷售是否需要通知客戶.)
(如果客戶貨物要按開(kāi)船日辦有關(guān)單證的,必須問(wèn)清船公司開(kāi)航日后通知客戶)
7.船開(kāi)當(dāng)天拉費(fèi)用結(jié)算清單，以便財(cái)務(wù)開(kāi)發(fā)票。同時(shí)如果此票貨如有額外的費(fèi)用,必須和倉(cāng)庫(kù),報(bào)關(guān)行及訂艙公司確認(rèn)清楚報(bào)給此貨的銷售,以便向客戶收取費(fèi)用..發(fā)票和提單盡量同時(shí)寄給客戶.
(如果到付的貨,和船公司沒(méi)有協(xié)議號(hào)的,必須問(wèn)銷售目的港的收費(fèi)并通知訂艙貨代目的港高收.)
8.收到提單后必須與客戶確認(rèn)后的提單件仔細(xì)核對(duì)，如提單有誤必須退回船公司&訂艙公司更改，確認(rèn)無(wú)誤方可寄出。
(客戶如需電放的,必須請(qǐng)客戶出書(shū)面保函給我司,待我司收到保函后,方可電放).
9.每份提單傳給客戶的同時(shí)傳報(bào)關(guān)預(yù)錄單和場(chǎng)站收據(jù)敲海關(guān)章的第五聯(lián).
****接到托書(shū)后，必須填寫(xiě)FILE COVER,然后輸入電腦，確認(rèn)無(wú)誤后才可以拉出配艙回單或訂艙書(shū)訂艙。
10.每個(gè)操作在工作中如果客戶有任何問(wèn)題,一時(shí)不能回復(fù)客戶的話,必須當(dāng)天對(duì)此問(wèn)題給客戶回復(fù),
11.如果客戶的要求當(dāng)操作不能決定是否能滿足,先請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)或者有關(guān)銷售,,再回復(fù)客戶
12.請(qǐng)操作嚴(yán)格按以上要求做,務(wù)必做到單單清,以上有關(guān)要求如有沒(méi)有列入的,在工作中碰到的,請(qǐng)立刻向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出,務(wù)求能將操作流程安排到完全.
