說到外貿(mào)，想必做過的人都知道，那是很鍛煉人的一份工作?？梢哉f，外貿(mào)業(yè)務(wù)員能接觸到更多、更全面的外貿(mào)流程，甚至有些都超出業(yè)務(wù)員的工作范疇。但是，正是因為要負(fù)責(zé)整個業(yè)務(wù)的前前后后，所以一般比較負(fù)責(zé)的外貿(mào)業(yè)務(wù)員都是很忙的每天。
那我們今天就來說說，作為一個合格的工廠外貿(mào)業(yè)務(wù)員，該怎么安排一天的工作呢？
一、收發(fā)郵件
不得不說，收發(fā)郵件是所有外貿(mào)業(yè)務(wù)員每天最基本的工作內(nèi)容。我們一天的工作，也都是圍繞收到的客戶郵件來展開的。收郵件，我們一般選擇在剛上班或者上班期間稍微有空的時候，初略地看過收到的每封郵件，但不要急著回復(fù)。一方面是因為你需要時間琢磨琢磨這些郵件，該怎么回、回什么，這是很重要的；另一方面，你什么時候回客戶，還得依據(jù)客戶與你的時差，回早了容易沉底，回晚了容易被人搶占先機(jī)。但是，如果你收到郵件的時候，客戶是剛發(fā)送沒多久的，那你就得優(yōu)先處理這些即時郵件。畢竟，此時客戶就坐在互聯(lián)網(wǎng)的那一端等待你的回復(fù)。
二、跟蹤訂單進(jìn)度
現(xiàn)有訂單的生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤，想必是外貿(mào)業(yè)務(wù)員最需要關(guān)心的。畢竟，現(xiàn)有的訂單是我們辛辛苦苦爭取來的，客戶能下單就是對我們的信任。經(jīng)常關(guān)注車間現(xiàn)有訂單的生產(chǎn)進(jìn)度，能夠很好地避免生產(chǎn)貨期拖延和產(chǎn)品質(zhì)量問題。因為及時的跟蹤，能夠讓我們更早地發(fā)現(xiàn)問題，以至于我們有更多的時間來處理，實在解決不了的我們還能有足夠的時間與客戶溝通，以此最大化地減少自己企業(yè)和客戶的損失。同時，頻繁地下車間，能夠讓我們做業(yè)務(wù)的跟車間有較好的溝通關(guān)系，從而在產(chǎn)品生產(chǎn)細(xì)節(jié)上能有更多的收獲，這對后期預(yù)測生產(chǎn)周期、核算生產(chǎn)成本等都有好處。另外，及時的跟蹤，再給予客戶及時的匯報，也能讓客戶對你產(chǎn)生信任感，從而增加客戶再次下單的概率。
三、發(fā)布產(chǎn)品信息
相信每個工廠都會定期或不定期地開發(fā)一些新產(chǎn)品，為了讓我們的產(chǎn)品能夠充分在網(wǎng)絡(luò)上曝光以便讓有需要的客戶主動找到我們或者向我們詢盤，就需要我們的外貿(mào)業(yè)務(wù)員及時地把這些產(chǎn)品信息發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)上。發(fā)布的渠道，可以是公司的英文企業(yè)站，也可以是免費(fèi)或者收費(fèi)的B2B平臺。但是，不管是在企業(yè)站上還是平臺上發(fā)布，都要注意選擇好產(chǎn)品的描述用詞，這里面關(guān)系到另外一個寄生行業(yè)，SEO（即搜索引擎優(yōu)化）。這里說的產(chǎn)品描述，也可以說是關(guān)鍵詞。一個產(chǎn)品關(guān)鍵詞的選用，會影響到搜索引擎里客戶能不能在搜索結(jié)果看到你，或者在平臺中客戶能不能很快找到你。當(dāng)然，并不是說簡單地選對關(guān)鍵詞就能達(dá)到目的，但這必須是一個前提。扯得有點遠(yuǎn)了，我們回到外貿(mào)平臺上來說，免費(fèi)的相較收費(fèi)的賬戶，在產(chǎn)品發(fā)布數(shù)量上是有限制的。所以，用免費(fèi)賬戶發(fā)布產(chǎn)品的時候，我個人認(rèn)為應(yīng)挑選一些競爭不是很大的產(chǎn)品來展示，這樣主要是為了讓有效客戶能夠很精準(zhǔn)地找到你們。
四、開發(fā)客戶
眾所周知，外貿(mào)員做業(yè)務(wù)的目的就是找到客戶、拿下訂單。自然，開發(fā)客戶就是外貿(mào)業(yè)務(wù)員最重要的一個工作內(nèi)容和工作環(huán)節(jié)了。但是，開發(fā)客戶也是需要公司給予支持的。如果公司有參加展會的慣例，那我們?nèi)粘５墓ぷ骶桶▽φ箷弦姷降目蛻舭€準(zhǔn)備報價單并發(fā)送給客戶，然后定期給予跟蹤；如果公司有申請B2B外貿(mào)平臺的收費(fèi)賬戶，那我們平時就應(yīng)該及時關(guān)注賬戶里的詢盤，及時地發(fā)送報價給潛在的客戶并定期跟進(jìn)。除此以外，外貿(mào)業(yè)務(wù)員還可以通過網(wǎng)絡(luò)途徑來尋找潛在的客戶，最可以利用的渠道就是國外的各大搜索引擎。通過組合不同的關(guān)鍵詞，包括產(chǎn)品名、客戶類型、郵箱后綴等，以此在搜索引擎里找到客戶的蛛絲馬跡，特別是聯(lián)系方式（可以是電話或者郵箱），然后就是有針對性的聯(lián)系客戶并準(zhǔn)備報價單。
五、收集新產(chǎn)品開發(fā)思路
對于這一點，我相信好多工廠的外貿(mào)業(yè)務(wù)員常常忽略了。只有時刻關(guān)注市場的人，才是最了解市場的人。每當(dāng)我們開發(fā)客戶時，我們都會去他們的公司網(wǎng)站查看一些信息，這其中就包括客戶的產(chǎn)品范圍。如果，你在瀏覽客戶產(chǎn)品圖片的時候，發(fā)現(xiàn)有些產(chǎn)品工廠還沒有開發(fā)過但值得開發(fā)的時候，你就應(yīng)該把這些信息搜集起來，統(tǒng)一整理后移交給公司相關(guān)產(chǎn)品設(shè)計負(fù)責(zé)人。這一點，我個人認(rèn)為，真的非常重要。因為緊跟市場潮流的產(chǎn)品，才是最有需求的產(chǎn)品。收集這些信息的渠道，也不一定局限在剛才說的客戶網(wǎng)站，還可以從客戶平時發(fā)來的報價產(chǎn)品、外貿(mào)平臺上的競爭產(chǎn)品、網(wǎng)絡(luò)上的行業(yè)產(chǎn)品等途徑挖掘出下一步要開發(fā)的產(chǎn)品趨勢。
六、單證制作及船期安排
每當(dāng)一個訂單快要交貨的時候，也是我們業(yè)務(wù)員最繁忙的時候。外貿(mào)是一個流程性的工作，個人建議在出貨前半個月就應(yīng)該開始準(zhǔn)備單證并開始該報檢的報檢，然后提前一個星期多向客戶索要貨代信息以便及時聯(lián)系訂艙并安排拖車等。從容的時間安排，對外貿(mào)員來說，能夠降低范錯誤的機(jī)率。所以，每一個外貿(mào)業(yè)務(wù)員，一定要在自己的工作臺前有一本時間備忘錄。
七、客戶信息管理
貿(mào)工作中，漸漸的與每一個客戶接觸的過程中會產(chǎn)生很多資料（包括電子版的和文件類的），為了方便日后的查看我們就應(yīng)該及時整理起來。對于客戶信息管理，我個人建議要給每個客戶標(biāo)注客戶所在的國家或地區(qū)以及客戶的英文簡稱，比如俄羅斯_Auchan、美國_Walmart這樣，然后無論是電腦里還是文件柜里的文件夾，都這樣命名，甚至可以應(yīng)用到郵件里的客戶標(biāo)記。
八、維護(hù)老客戶
老客戶的維護(hù)，在外貿(mào)的日常工作中，也是很有必要的。首先，客戶買了你的貨，沒有找你麻煩當(dāng)然最好，但我們是不是得主動經(jīng)常關(guān)心下客戶的銷售情況，或者聽一聽客戶對你產(chǎn)品的改進(jìn)意見，又或者當(dāng)你有新產(chǎn)品出來的時候及時知會客戶。別看這些小小的舉動，它能給你帶來的可是客戶對你的印象和信任。舉個現(xiàn)實的例子，你經(jīng)常給你一個在外省的大學(xué)同學(xué)打電話寒暄，當(dāng)你有一陣子沒聯(lián)系你同學(xué)的時候，你同學(xué)是不是會潛意識地感覺到你的消失呢？同理，你的經(jīng)常聯(lián)系，也會讓客戶在需要你的時候第一時間想起你。
九、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和交流
當(dāng)每天該做的基礎(chǔ)工作都安排好了之后，剩下的時間我們總不能虛度吧。作為一個員工，我們首先要對得起工資，然后要對得起自己。上班空閑的時候，我覺得我們還是需要進(jìn)行一些業(yè)務(wù)上的學(xué)習(xí)和交流。人們常說，學(xué)無止境，活到老學(xué)到老。所以，閑暇的時候多去一些外貿(mào)論壇逛逛，或者加幾個外貿(mào)交流群，當(dāng)你有什么不懂的時候，這些地方就是解決你問題的地方。也有句古話說的在理，三人行必有我?guī)熝伞?
十、關(guān)注外貿(mào)新聞
這一點，相信很多人很不屑?？赡銈兪欠裰?，國際上的每一次匯率變動或者國家的每一個外貿(mào)舉措都能切切實實地影響到你的外貿(mào)業(yè)務(wù)。所以，經(jīng)常性的關(guān)注外貿(mào)相關(guān)的財經(jīng)新聞、外貿(mào)動態(tài)是每一個外貿(mào)從業(yè)者的基本習(xí)慣。如果能夠很好的把握外貿(mào)動態(tài)和行業(yè)趨勢，當(dāng)你據(jù)此報出一份完美的報價單時，你已經(jīng)贏得了客戶，也贏得了訂單。
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總結(jié)了這么多，話說回來，外貿(mào)真的是一份很瑣碎的工作。每個人都會有不同的工作體驗，即使是在同一個公司。畢竟，每一個人對自己的工作都有一份認(rèn)知，因為，每一個人的工作能力不同，造就了工作效率和工作方法上的不同。但是，當(dāng)你真正沉浸于外貿(mào)工作的時候，相信每一個外貿(mào)業(yè)務(wù)員都在成長。
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