很多外貿小白在剛入行時，每天工作感覺都在瞎忙。
被叫去工廠車間學習產品知識，被要求寫開發(fā)信和整理客戶資料，被安排產品上架，自學優(yōu)化平臺產品技能。
得過且過，每天工作枯燥又迷茫，想要學東西，但是不知道該從哪里學起，每天工作效率很低。
我一天的工作安排
分析工作效率低的原因
解決辦法
外貿業(yè)務員/外貿跟單員一天的工作安排建議
分享實用APP進行輔助提高效率
1.我一天的工作安排
1）6點半起床，然后看英語類書籍（半小時），做瑜伽/跳鄭多燕健美操（半小時)
2) 7點半準備早餐，收拾出門
3）8點半到公司開始一天的工作
a.查完電郵
b.翻譯好頭辦評語，下辦單。找好物料&布料交給樣板房師傅安排打版，向美國TNF客戶和香港VF跟單溝通頭辦打版進度和打版過程中出現的問題（頭辦批辦ok后，才進行大辦打版）
c.頭辦批ok后，核對客戶buy file是否有誤并匯總成一個buy qty summary表格.
d.同各物料供應商溝通大辦物料訂購事宜（物料包括:拉鏈，丈根，繡花線等）
e.翻譯大辦評語并制作大辦打版辦單&物料卡&布料卡，安排打版
f.每日跟進并向客戶反饋大辦生產進度問題。另外，還要制作裝箱單等資料
g.會不時解答其他人的提問，給予建議
4）傍晚6點下班，回家?guī)兔χ箫?/p>
5）8點-9點半學習微信公眾號經營等課程，寫公眾號當天素材，排版
6）9點半-10點半 娛樂
7）10點半睡覺
2.分析工作效率低的原因
a.工作碎片化，分不清輕重緩急
b.只知道埋頭干活，從來不去思考
c.來者不拒，不懂"say no"
d.同時進行多任務處理
e.總在焦慮，情緒管理能力不夠強
f.員工不獨立思考+上司不懂瞎指揮=效率低
3.解決辦法
結合外貿服裝行業(yè)，針對以上6點工作效率低下的頑疾，提出以下解決辦法。
a.針對工作碎片化----辦法：做計劃
我每天上班，都是先查看郵件，把郵件分類，如下
1.（公司內部溝通）需要跟團隊合作才能完成的工作，要先做。例如下辦單。好處：可以在第一時間獲得資源優(yōu)先分配，縮短大辦交期
2.（公司外部溝通）需要跟物料供應商溝通訂料事宜，或者跟客戶溝通衫辦打版問題（這些都需要時間去確認的)，排第二位去做。作為跟單，要清楚了解每個供應商每個物料的生產周期（lead time）。特別在年關前后，提前訂料，物料供應商才能按時交貨。
3.自己獨立完成 ，最后做。例如翻譯評語，剪拉鏈等
哪怕不能當天完成，都要在當天回復客戶處理情況。例：we are working on it.
做外貿服裝跟單員，上班感覺就像是打仗一樣，隨時有各種突發(fā)事件發(fā)生。以下是我遇到的部分工作場景:“瑪姬，A款號的頭辦插肩袖的做工我們做不了，要跟客戶說。B款號的頭辦 bom 尺寸表上”前領深"尺寸跟公仔圖對不上，你要問問客戶他們想要哪個尺寸？還有C款號頭辦前中拉鏈和車縫線的的數量不夠，你記得重新訂購“等各種亂七八糟的問題需要你去解決。工作思路隨時被一個個奪命call無情的打斷。所以，我建議，在你接電話之前，先用筆記下你當前的工作思路和工作進度。這樣避免在接完電話后，忘記自己十幾分鐘前工作思路的窘況
b.只知道埋頭干活---辦法:多思考事情本質
部分大公司管理比較完善，公司內部訂單操作系統(tǒng)比較多。就以我我上一家公司為例，訂單操作就有3個系統(tǒng)，EIP系統(tǒng)（Enterprise Information Portal/企業(yè)信息門戶），PMS系統(tǒng)（power production management system/工程生產管理系統(tǒng)）以及出貨系統(tǒng)。當初我是用1個月多時間去熟悉這些系統(tǒng)的。那么，如何快速學習這些流程類的操作呢？以下方法同樣適用于學習其他技能
1.要注意理順為什么走這個流程(必要性）
2.這個流程需要什么信息，去哪里找這些信息
3.在解決這個問題時遇到什么問題（例如：出錯了，怎么改正），問題的注意點是什么
4.為什么這樣能解決問題
5.其他人遇到這個問題之后解決中的注意點，問題點，怎樣才能避免以后不再犯同樣錯誤
6.實操一次給師傅看，讓師傅指出
另外，分享一下比較實用的思維導圖app給大家，你可以用這些軟件幫助自己理清系統(tǒng)菜單的層級關系
思維導圖軟件MAC電腦桌面系統(tǒng)可以用：Mind node思維導圖軟件，
windows電腦桌面系統(tǒng)可以用：xmind思維導圖軟件
c.來者不拒，不懂"say no"--辦法：不做包子，堅定拒絕
瞎忙的大多數是爛好人。為何如此說呢？因為自己深有體會。以前自己是爛好人，怕得罪人，不敢拒絕。結果，自己把別人的工作做了。如果你做錯了，反而吃力不討好。所以，當別人求你幫忙時，要堅定的拒絕，一次不行就兩次。拒絕理由越簡單越好，就說你太忙，幫不上忙，不行等等，繞來繞去解釋半天，只會讓自己覺得虧欠別人，給自己增加煩惱。
d.同時進行多任務處理--辦法：專心
因為手機的存在，現代人的時間被分割成碎片，無法集中精力去工作。部分人在上班時間刷朋友圈，聚在一起聊八卦，無法集中精力去做比較重要的工作，容易出錯。建議各位戒掉網癮，上班的時候把手機調成靜音，專心去跟自己的工作談一次深度的”戀愛“。
e.總在焦慮，情緒管理能力不夠強-----辦法：增強情緒管控能力
我覺得，在職場，初期跟中期拼的是自身的能力和交際手段。但是，最終拼的是對于自己情緒的管控能力。做外貿業(yè)務員，因為公司里面有業(yè)績考核，再加上工廠不怎么配合，所以造成部分業(yè)務員焦慮的情緒。
當我們產生焦慮情緒時，要深呼吸，同時告訴自己”all is well "，同時不要受到周圍同事負面情緒的“污染”。焦慮通常也由不可知因素引起，所以，我們要通過自己努力，減少不可控的因素。
f.員工不獨立思考+上司不懂瞎指揮=效率低---如何巧妙管理上司
如果你攤上一個不懂裝懂，瞎指揮的領導，那么恭喜你，你以后日子挺難過的。因為他會把你的前期工作一票否決掉，要求你加班加點重做。這樣子挺浪費大家時間的。
所以，當上司提出修改時，你要獨立思考一下。上司這樣改是否合理？成本是否增加了？客戶是否同意這個方案？這個方案跟我自己的方案有什么優(yōu)缺點等
總結：首先，虛心接受領導的意見，然后向他分析兩個方案的優(yōu)缺點。比較后形成文字，以郵件的形式發(fā)給領導，讓領導再進行確認。這會有兩點好處：1.會讓領導覺得你做事很負責任 2.有郵件的形式作為證據，領導也會重視，不能信口胡說，免于以后的擔責。
4.外貿業(yè)務員/外貿跟單員一天的工作安排建議
a.上班第一件事：關注當天匯率，網址如下：http://www.usd-cny.com/
b.處理好手頭上的郵件。按內容分出來詢盤，新訂單，翻單等來跟進。
c.了解行業(yè)內B2B，B2C平臺的使用規(guī)則，每天給自己一定的任務量去注冊B2B,B2C平臺并進行產品上架，定時更新。例如，每天更新50個產品，每天搜集30個紅海關鍵詞，藍海關鍵詞，并更新到平臺上。如果客戶數量比較多，可以制定客戶管理表，標明客戶名字，聯系方式，目標市場，感興趣產品，單價，數量等
d.學習論壇上分享的技能，并結合親身實踐去總結。因為客戶周一會很忙，而周五面臨即將到來的周末，所以周二和周四這段時間是比較好的跟蹤時間。
e.通過各類行業(yè)門戶學習產品知識，了解市場。如果想要獲得更加直觀的感受，可以去網上搶購一些廣交會，展覽會免費門票，我之前就是通過微博，免費獲得家博會的門票，讓我對家具行業(yè)，智能家居有更深入的了解。
5.分享實用APP進行輔助提高效率
a.高效to do:頁面分為很重要很緊急，很重要-不緊急，不重要-很緊急，不重要- 不緊急4部分，填好事項后自己依次打卡完成。
b.種子習慣（免費)：這個軟件類似于當下支付寶的螞蟻森林，種子在每件事的 打卡后慢慢長成大樹。
唉！這就是要把人類像電腦一樣編出程序，不停的運轉，然后大大的提高效率！
效率還是笑話？
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