商務(wù)英語信函“4C”原則 

商務(wù)英語信函是國際貿(mào)易買賣雙方用于聯(lián)系業(yè)務(wù)、溝通商訊、咨詢答復(fù)的主要途徑和通訊手段，其主要作用在于：（1）索取或傳遞信息；（2）報盤或接受報盤；（3）處理業(yè)務(wù)磋商的各種問題。本文基于筆者的實際工作經(jīng)驗進行了歸納總結(jié)，主要從清楚易懂原則、謙恭禮貌原則、簡潔明了原則和正確完整原則（即“4C” 原則）進行敘述，闡釋了“4C” 原則在商務(wù)英語信函寫作中的運用。

一、清楚易懂原則（Clearness）

在商務(wù)英語信函中，清楚易懂原則是指清楚直接地傳遞寫信者所要表達的信息，避免產(chǎn)生任何可能的誤解而給雙方貿(mào)易帶來麻煩。清楚的表達一直是商務(wù)溝通的重要環(huán)節(jié)，是商務(wù)英語寫作追求的目標。

（一） 使用簡短熟悉的常用詞語。

在進行貿(mào)易溝通時，無論是書面還是口頭溝通都必須選用簡單并且符合常規(guī)的表達方式， 避免使用復(fù)雜、生僻和容易產(chǎn)生歧義的詞。

（二） 有效地組織句子和段落結(jié)構(gòu)。

在寫作中，應(yīng)使用嚴密的文字，簡單的表達。寫信者的思維邏輯尤其重要，因此，在組織文字的段落上，應(yīng)邏輯縝密，清晰圍繞一個主題，逐步表達。句式的選擇上，也應(yīng)選擇簡單，直接的句式。句子和句子之間以及段落與段落之間，應(yīng)使用必要的連詞或短語使句子連貫，內(nèi)容表達更為簡潔，一目了然。試比較：

 A. Will you please return the enclosed card and arrange a convenient time for an interview?

B.  At this time I am writing to you to enclose the postpaid appointment card for the purpose of arranging a convenient time when we might get together for a personal interview.

很明顯，A 句要比B句表達清楚得多。

（三） 提供充分的事實、確切的數(shù)字、具體的細節(jié)等輔助表達方式。

例如，The offer is subject to your reply received by us before May 17. 句中“May 17” 表達模糊，沒有具體的時間?？筛臑椤癰efore 6 p.m. May 17our time.”

一、      謙恭禮貌原則（Courtesy）

禮貌原則不僅僅表現(xiàn)為在語句中刻意加入類似“Please” 或“Thanks”等字樣， 它在很大程度上表現(xiàn)為你是否重視對方觀點，尊重對方的愿望和需要。謙恭禮貌原則的運用技巧：

（一）始終保持“對方”的立場（ “You”———attitude）。

許多人在寫作時習慣于從自己的角度出發(fā)思考問題。與其他的寫作不同，商務(wù)英語信函寫作強調(diào)的是信息溝通的效果， 不僅要關(guān)心內(nèi)容的正確與完整，還必須重視對方的反應(yīng)，只有站在對方的立場上思考和處理問題，才能獲得滿意的溝通效果。例如：

A. We allow you 5% discount for cash payment.

B. You can enjoy 5% discount when you pay in cash.

其中B句話讓對方對自己所得的利益一目了然，優(yōu)于A 句。

（二）使用虛擬語氣等方法迂回地表達觀點，提出要求。

在商務(wù)英語信函寫作中應(yīng)時刻重視措辭方式， 為了促使公司間的貿(mào)易順利開展，要使用婉轉(zhuǎn)、禮貌使對方更容易接受的語句。例句比較：

Please expedite the shipment of our orders as much as possible. 與

We shall be much obliged if you will expedite the shipment of our orders as much as possible.

前句語氣生硬，對方很難接受，不利于交易。后句中使用了虛擬語氣和委婉語氣，語氣自然誠懇、禮貌得體，很容易為對方所接受。

（三）使用技巧性的表達方式以達到不贊同對方意見的目的。

當貿(mào)易雙方出現(xiàn)不同意見時或糾紛時，應(yīng)使用技巧性的語言表達，先同意對方的意見，再陳述自己的理由。如此一來，既考慮到對方的意見，又能堅持自己的原則。如：

We thank you for your letter of August 8th , but regret very much being unable to accept your terms of payment.

（四）及時回復(fù)收到的每一封商務(wù)信函。

作為一種溝通的重要手段，商務(wù)英語信函不僅要注重溝通的效果， 也要注重及時迅速地作出回復(fù)。因此無論什么時候收到信，都要立即回復(fù)以體現(xiàn)禮貌。

四、簡潔明了原則（Conciseness）

簡潔明了原則是商務(wù)英語信函寫作中的重要原則，也是現(xiàn)代商務(wù)信函的特點。指在不失清楚和禮貌原則基礎(chǔ)上，用最簡潔的語句表達最完整的意思，避免冗長累贅的詞語和句子。簡潔明了原則的運用技巧：

（一） 使用短語及非謂語動詞等形式代替從句。

試比較下面兩句話：

A.We require furniture which is of the new type.

B. We require new-type furniture. 顯而易見，B 句話要比A 句話簡潔。

（二） 避免多余的詞語， 不必要的重復(fù)和多度的細節(jié)描述。

例如: We have begun to export our machine to countries abroad. 句中，“export”和“countries abroad” 是重復(fù)的?？筛臑閃e have begun to export our machines.

五  正確完整原則（Correctness）

（一）使用正確的語法結(jié)構(gòu)和標點符號。

用標準的語言和商務(wù)專業(yè)術(shù)語進行恰當表達，使用正確的語法、句法、標點和正確無誤的拼寫。商務(wù)信函中如果存在拼寫錯誤，人稱不一致，時態(tài)誤用、標點符號不符等問題，會大大影響其溝通效果。例如：

Neither of the quotations are (is)acceptable. （括號中為正確表達）。

（二）使用準確的表達方式。避免使用有歧義的表達方式。

例如：The two first (first two) items are not available. （括號中為正確表達）。